Las nóminas son un documento fundamental para la gestión empresarial si hay trabajadores por cuenta ajena. De hecho, este documento es muy importante tanto para el trabajador como para la empresa. Si estás interesado en este tema y quieres dedicarte a ser recepcionista, no dudes en formarte con un curso auxiliar administrativo.
Sigue leyendo porque vamos a definir el concepto de nómina y qué datos son necesarios que se incluyan. Además, te explicamos cómo confeccionarlas y ofrecemos ejemplos de programas informáticos para ello.
Índice de contenidos
Qué son las nóminas
La nómina es el documento que hace constar la retribución del trabajador de la empresa. Es obligatorio entregar una copia al empleado que tiene que ser firmada por este.
Las nóminas tienen una gran importancia por dos motivos. En primer lugar, porque son un documento contable imprescindible para todas las empresas. Por otra parte, porque para los trabajadores su posesión puede generar derechos ante terceros. Hay que recordar que este documento está regulado por ley.
Ahora bien, para que una nómina sea válida ha de contener una serie de datos.
Datos que no pueden faltar en las nóminas
La última revisión del modelo estándar de nóminas se realizó en 2014. Hubo una serie de cambios para que las empresas incluyesen más información. Hoy tienes que hacer constar los siguientes datos si eres empresario:
- Los datos del empleador. Se incluirán el nombre o razón social, NIF o CIF, dirección, población, código postal y código de cuenta de cotización.
- Los datos del empleado. En la nómina hay que hacer constar, además del nombre y los apellidos, la antigüedad y la categoría laboral.
- El periodo de liquidación. Normalmente, las nóminas son mensuales, pero para contratos de menor duración se hará constar el número de días trabajados.
- El sueldo bruto. Tienes que hacer constar el salario, los complementos, dietas y el prorrateo de las pagas extraordinarias.
- Las retenciones. Lo normal es que se tenga que aplicar una retención en el IRPF. También puede haber embargos o pagos a la Agencia Tributaria que se tengan que hacer constar.
- Bases de cotización de la nómina.
- Aportación del trabajador a la Seguridad Social.
- El salario neto o cantidad que realmente va a percibir el trabajador.
- La fecha de emisión, lugar y la firma de la empresa o el sello, en su defecto.
Cómo hacer una nómina paso a paso
Los recibos de nóminas tienen una estructura que tienes que respetar para que el proceso de confección sea sencillo. La idea es que empezamos de arriba a abajo y de izquierda a derecha. Te facilitamos una secuencia para que no pierdas demasiado tiempo en su preparación.
Encabezado
La primera información que tienes que incluir es la de la empresa y el trabajador. Tienes que hacer constar razón social, dirección, CIF o NIF y el nombre y apellidos del trabajador, con su correspondiente código de cuenta de cotización. Esta es la parte más sencilla y recomendamos que los datos de la empresa estén a la izquierda.
Devengo
Antes de incluir ninguna cantidad, hay que señalar en concepto de qué se cobra. Lo habitual en trabajadores por cuenta ajena es que hagamos constar el salario mensual. Eso sí, ten presente que quizás tengas que incluir otros conceptos en el devengo por separado.
El devengo se refiere a aquellas cantidades brutas que se van a pagar. Tienes que empezar por el salario bruto y, a partir de ahí, incluir por separado cualquier complemento que se tenga que hacer constar. Los complementos pueden ser prorrateos de pagas, dietas, horas extraordinarias u otros. Finalmente, también hay que hacer constar las indemnizaciones o suplidos.
La idea es que se sume el total que se tendría que percibir sin retenciones ni deducciones. Esta es la base para realizar las posteriores deducciones y calcular bien.
Deducciones
El tercer aspecto que hay que incluir son las deducciones, que restarán la cantidad final. Se harán constar las deducciones por contingencias comunes, retención por IRPF, formación o desempleo y anticipos entre otras. Este elemento es imprescindible porque para hacer el cálculo final se necesita restar las deducciones.
Bases de cotización
El cálculo de las bases de cotización es otro de los pasos fundamentales en las nóminas. No en vano, sin esta información, no se puede confeccionar correctamente el documento.
Para las bases de cotización por contingencias comunes, calcularemos el salario más las horas extraordinarias. A partir de ahí, se aplicará el correspondiente tipo porcentual. El cálculo de la retención por IRPF sigue una mecánica similar.
Es importante recordar que las bases de cotización pueden cambiar por dos motivos. El primero de ellos es una decisión gubernamental. La segunda razón es un cambio en la retribución del trabajador, que puede implicar cambios en la base.
Líquido a percibir
La cantidad líquida a percibir es la que el trabajador va a cobrar. Esta cantidad se calcula restando los devengos de las deducciones. Es posible incluir otros datos como la forma de pago, pero es opcional.
Lugar y fecha
Es imprescindible que hagas constar el lugar y la fecha. Eso sí, conviene que recuerdes que nunca puede pasar más de un mes entre cada nómina. Recuerda que este documento tendrá que ser rubricado por la firma del trabajador.
Ejemplos de programas para hacer nóminas
Lo cierto es que hoy existen varios programas que te permiten confeccionar nóminas. El más básico y el que más PYMES han utilizado para nóminas sencillas es Microsoft Excel. Sigue siendo una alternativa para pequeños autónomos que quieren salir del paso.
Sin embargo, hay otras alternativas cuando necesitas confeccionar documentos complejos. Algunos programas gratuitos disponibles son NominaSol, Nómina Gratis o Factorial Nómina. Otras alternativas de software de pago son Sage Nómina Plus, A3 Nómina, Nóminas.net, J-Nómina o Gábilos. La realidad es que hoy existen suficientes herramientas informáticas adaptadas a distintas situaciones.
En consecuencia, para que elijas bien te recomendamos que tengas en cuenta tres aspectos. El primero de ellos, cuál es el nivel de detalle que necesitas. Por otra parte, tendrás que valorar si necesitas o no una herramienta escalable. Finalmente, deberías tener una herramienta que puedan utilizar tus empleados.
Cómo reclamar el recibo de nómina
¿Alguna vez te has planteado qué ocurre si una empresa no entrega una nómina a los trabajadores? El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores establece que la liquidación y el pago del salario deben hacerse de forma puntual y mediante un documento en fecha y lugar establecidos. Por tanto, no entregar la nómina o hacerlo incorrectamente está sancionado.
Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social se establecen las siguientes sanciones:
- No entregar puntualmente la nómina al empleado consta como una infracción administrativa leve. La sanción es una multa de entre 60 y 625 euros.
- No utilizar la plantilla de nóminas oficial también se considera una infracción leve. La multa es similar al punto anterior.
- No figurar en la nómina las cantidades realmente abonadas al trabajador se considera como una infracción administrativa grave. Se sanciona con una multa de entre 626 y 6.250 euros.
Como hemos podido ver, las nóminas son documentos complejos que requieren de un protocolo. Te animamos a que sigas estos pasos para que sea mucho más fácil la confección.
