La organización de eventos es una tendencia en auge en el mundo empresarial. En muchos casos, los eventos corporativos significan una oportunidad para las empresas que buscan conocer nuevos inversores o ampliar su cartera de clientes potenciales. Y, a la vez, son un aliado para reforzar la reputación y visibilidad de nuestra marca. Eso sí, para que el encuentro sea un éxito, es fundamental cuidar la planificación y asegurar la viabilidad de cada acción prevista.
En este post te contamos cómo organizar un evento empresarial para que no se te escape ningún detalle. Aun así, si quieres ser un experto/a en la materia, puedes consultar nuestra oferta formativa y especializarte en el ámbito.
Índice de contenidos
¿Cómo planificar y organizar un evento?
En la organización de eventos, la gran pregunta que nos hacemos es: ¿por dónde empezamos? En líneas generales, lo primero es definir unos objetivos factibles. A la vez, éstos deben asegurar una producción de calidad que de lugar a unos buenos resultados.
Y, ahora, te preguntarás: ¿qué pasos debo seguir para conseguirlo? A continuación, te ofrecemos una guía para que cuides todas las fases relativas a la gestión de eventos.
La pre-producción
Aquí, lo primordial es desarrollar un buen briefing para establecer las expectativas, el perfil del visitante, la cantidad de asistentes, la fecha y el lugar, y otro tipo de características propias del evento.
Definición de objetivos: es indispensable que sepas qué tipo de encuentro quieres celebrar, qué recursos requieres y cuál es tu público potencial. Debes tener muy claro qué quieres conseguir con la celebración del acto. Para ello, tendrás que elegir la filosofía y el mensaje que deseas transmitir.
Gestión de las invitaciones: lo que conocemos también como la “fase taquilla” en la producción de un evento. Las invitaciones son tu principal instrumento de comunicación para atraer la mayor asistencia posible. Envíalas con suficiente tiempo de antelación para confirmar cuanto antes el número de asistentes.
Elección de la fecha y el lugar: comprueba que el espacio es idóneo para el tipo de acto que celebras. Valora los accesos, el aparcamiento, la capacidad de almacenaje y el equipamiento. Y, recuerda, que las nuevas tecnologías son grandes protagonistas en los eventos. Procura incorporar herramientas de realidad virtual o inteligencia artificial para conseguir que tu imagen sea más innovadora.
Elaboración del presupuesto y búsqueda de patrocinios: estima un presupuesto base con el cierre de los gastos principales (el alquiler del espacio, el catering, el montaje, las acreditaciones, el personal…).
Promoción de la celebración: una vez tengas lista la planificación inicial, es el turno de dar a conocer el evento. Hoy en día, las landing page, la publicidad online y, sobre todo, las redes sociales, serán tus principales aliados.
La puesta en escena
En el acto se realizarán todas las actividades planificadas en la fase de pre-producción (propia de la organización de eventos). En la celebración, no olvides cuidar a los asistentes y al personal involucrado, ya que de ellos dependerá el éxito del evento.
Para garantizar que todo salga como estaba previsto, es conveniente mantener una reunión previa con todas las personas implicadas en el acontecimiento. Si hay una buena coordinación y planificación, el evento irá sobre ruedas.
El balance de los resultados
Otra de las partes fundamentales de la organización de eventos – corporativos o no – es medir los resultados obtenidos.
¿Te suena el Retorno de Inversión (ROI)? Es el índice que nos permite conocer cuáles son los beneficios (especialmente monetarios) obtenidos tras la planificación y celebración de un evento.
El ROI de un encuentro corporativo nos permite analizar tanto los datos cuantitativos (gastos e ingresos) como cualitativos. Éstos se pueden medir mediante el impacto que ha tenido el acto en las redes, a raíz del interés de la marca tras su celebración o a partir de las menciones realizadas en los medios. Asimismo, la opinión de los asistentes a través de encuestas online, también es un dato que determinará el grado de notoriedad del acontecimiento.
Tipos de actos corporativos
Debes saber que, la organización de eventos, depende del acto empresarial que se vaya a celebrar. Algunos de los más populares entre las compañías son los siguientes:
Road Shows: son actos que buscan promocionar un producto y la propia marca.
Team Building: se realizan en un ambiente externo al laboral e incluyen actividades en grupo para reforzar la unión del equipo.
Conferencias, convenciones o congresos: suelen ser eventos donde se debate acerca de un tema en cuestión en relación a la empresa o el sector. Diferentes expertos dan su opinión y es una buena oportunidad para hacer networking.
Ruedas de prensa: se celebran cuando la marca quiere conmemorar algo especial, como un aniversario, por ejemplo.
Presentación de producto o servicio: tienen el objetivo de presentar al público alguna novedad de la organización.
Beneficios de organizar eventos corporativos
La organización de eventos empresariales se ha convertido en una herramienta de branding muy efectiva para las organizaciones. Son un trampolín para captar nuevos clientes o partners, dar a conocer casos de éxito o presentar productos y servicios novedosos.
Si te parecen poco estas ventajas, te damos más:
- Aumento de la reputación de la organización.
- Oportunidad de networking.
- Fomentan la comunidad y la comunicación directa con clientes potenciales.
- Mayor competitividad para diferenciarse en el mercado.
- Potenciación de la visibilidad de la marca.
Errores que debes evitar
Como te hemos comentado, son muchos los beneficios que aporta la organización de eventos. Sin embargo, existen una serie de errores muy comunes que ponen en juego el protocolo establecido.
Algunos de los fallos más habituales son:
La improvisación: no esperes al último momento ni apuestes por improvisar. Si hay algo que determina la calidad de un evento es su nivel de planificación. Cuanto más organizado esté todo, mejor marchará la celebración.
Elegir un presupuesto insuficiente para la celebración es otro de los fallos. Debes escoger una partida que cubra las necesidades del acto, para que a éste no le falte de nada.
La excesiva autopromoción del acto es un error, ya que no procede hacer demasiada propaganda de la propia marca.
La sobrecarga de información acerca del evento: en caso de que planifiques ponencias para el evento, intenta que éstas sean cortas y directas.
Carecer de personal cualificado para la gestión de contratiempos.
