Cuando vamos a un centro médico la primera persona que nos recibe es el recepcionista. Su figura es necesaria para la gestión de estos centros. Entre otras funciones, se encarga de las tareas administrativas y de registrar las citas de los pacientes. Por tanto, para ocupar su lugar se necesitan una serie de aptitudes acorde a sus funciones. Es muy importante que este tipo de profesionales cuenten con habilidades de atención al cliente y gestión de tiempo. Además, se recomienda que sus aptitudes se refuercen con un curso secretariado médico. A continuación te contamos todo lo que necesitas saber sobre este puesto de trabajo.
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El perfil profesional del recepcionista de una clínica
El recepcionista es la primera y última persona que ve el paciente. Por ello es muy importante que cause una buena impresión, ya sea por su eficiencia como por el trato. Ello hará que el paciente quiera regresar.
Como es obvio, el recepcionista médico debe estar interesado en la salud y cuidado de las personas. Ante cualquier consulta de un paciente, debe tener la capacidad de comunicarse claramente y de manera profesional. Además, al tratarse de un trabajo de cara al público debe ser amable y servicial con los pacientes. La imagen también es muy importante, por ello debe cuidar su aspecto.
Durante el día puede surgir alguna emergencia y, por tanto, acumularse el trabajo. Por este motivo, el recepcionista debe ser capaz de trabajar bajo presión. También debe saber priorizar las tareas y organizarse correctamente. Y no solo eso, entre sus habilidades tiene que ser capaz de gestionar la información confidencial de los pacientes.
Si nos centramos en los aspectos más técnicos, el recepcionista debe saber manejar las herramientas básicas de ofimática. También debe tener conocimientos de contabilidad y habilidades en mecanografía. Contar con una actitud asertiva, ser educado y observador le ayudará a realizar mejor su trabajo. Si comparte espacio y profesión con más miembros, debe saber trabajar en equipo y tomar la iniciativa.
Funciones principales del recepcionista
Las funciones de un recepcionista varían según el tipo de centro médico. Aun así, las tareas principales se centran en la atención al cliente y proporcionar la información que necesiten. Ahora bien, hay otras que son más específicas:
- Atención telefónica y personal. El recepcionista es el encargado de recibir y contestar las llamadas. También debe encargarse de los correos electrónicos, avisos y certificados. En la consulta, debe atender a los pacientes y sus peticiones, así como sus dudas. Todo ello con un trato personalizado.
- Mantener ordenada la recepción y las salas de espera. Es decir, organizar el material de lectura o los folletos informativos y revistas de salud.
- Actualizar las fichas de los pacientes con los datos personales correctos.
- Asegurarse que los informes de los pacientes estén disponibles para el personal sanitario.
- Elaborar presupuestos en función de las indicaciones que le facilite el médico.
- Encargarse de funciones administrativas. Por ejemplo, procesar textos, adquirir materiales de oficina u organizar y almacenar informes médicos.
- Ayudar a los usuarios que utilizan el sistema online para pedir cita al médico.
- Mantener la confidencialidad de los pacientes.
Tipos de centros sanitarios
Como indica su nombre, un centro sanitario está dedicado a la asistencia y cuidado de la salud de las personas. En él trabajan los distintos profesionales de la medicina. Ahora bien, en España existen diferentes tipos de centros sanitarios. A continuación te explicamos los principales.
Centros de Atención Primaria
Los CAP son centros sanitarios públicos con una estructura pequeña. En estos se atiende a los ciudadanos en un primer nivel sanitario. Trabajan los médicos de familia, pediatras, enfermeros y el personal administrativo. Además de las consultas, también hay un área de extracción de muestras de sangre para análisis. Otra área es la de atención de urgencias, equipada con los materiales necesarios. Estos centros también son conocidos como ambulatorios.
Hospitales
Estos centros están destinados a la atención y asistencia a enfermos. En ellos trabajan facultativos, enfermeros, personal auxiliar y servicios técnicos. Además, las instalaciones disponen de tecnología, instrumentos y fármacos específicos.
Existen tres clases de hospitales: de primer, segundo y tercer nivel de complejidad de asistencia. En estos se atienden pacientes con afectaciones de distintos niveles. Pueden ser simples, gravísimas, críticas, cuidados paliativos o terminales.
Clínicas especializadas
Estos centros privados ofrecen unos servicios médicos más especializados. Un ejemplo serian las clínicas dentales o las oftalmológicas. Por tanto, en ellas trabajan profesionales sanitarios que se han especializado en algún campo de la medicina. Las plantillas de las clínicas normalmente están formadas por el recepcionista, los auxiliares de medicina y el especialista.
Por ejemplo, vamos a centrarnos en una clínica dental. Los recepcionistas deben saber los distintos tratamientos que se ofrecen y en qué consisten. Los auxiliares se encargarán, por ejemplo, de las limpiezas bucales y de asistir al especialista. El médico será el encargado de los casos que requieran más dificultad, como una extracción de muelas o tratar caries.
Documentación sanitaria
En todo centro sanitario se maneja documentación. De hecho, los documentos sanitarios sirven para dejar constancia de las actuaciones sanitarias en un paciente. En definitiva, permiten llevar un registro de los tratamientos y facilitar información a los sanitarios.
Ahora bien, existen dos tipos de documentos: los clínicos y no clínicos. A continuación te los resumimos.
Documentación clínica
Este tipo de documentos se generan a partir de la atención directa con el paciente. Dentro de éstos se encuentran los de uso clínico en Atención Primaria y los hospitalarios. El documento clínico de uso hospitalario por excelencia es la historia clínica. Principalmente sirve como registro de todas las actuaciones del equipo sanitario con el paciente. Eso sí, también tiene otras funciones no menos importantes. A continuación te las explicamos:
- Asistencial. Permite a los profesionales del ámbito sanitario obtener toda la información clínica de un paciente. Por tanto, facilita la atención sanitaria por parte de los distintos servicios sanitarios.
- Administrativa. Se almacena la información de todos los pacientes de forma organizada, ya que cada historia clínica tiene un número distinto. Esto facilita la gestión administrativa.
- Investigadora y docente. También es una fuente de investigación, ya que actúa como una base de datos del estado de salud de la población en general. A partir de la historia clínica también se elaboran estadísticas para aplicar políticas sanitarias.
- Jurídico-legal. Al quedar archivadas, las historias clínicas se convierten en un documento testimonial. Quedan registrados todos los servicios prestados a los pacientes y los tratamientos aplicados.
A su vez, la historia clínica está formada por distintos documentos. Es decir, se incluye la hoja de ingreso, la de evolución médica, la orden de tratamiento y la hoja de evolución en enfermería. También incluye gráficas de las constantes vitales, los impresos de autorización y las hojas operatorias. Finalmente se adjunta el informe clínico de alta y el impreso de alta voluntaria
Documentación no clínica
Estos sirven para registrar las necesidades indirectas que afectan a la organización y funcionamiento del hospital o clínica. Normalmente son utilizados por los distintos servicios del hospital, ya sea desde Administración, Urgencias o Cocina. Por ejemplo, estos serian los documentos contables, albaranes o solicitudes.
