Una empresa necesita una comunicación interna eficaz y sin intromisiones. Para ello es crucial que exista un buen canal o canales de comunicación, así como que esta esté estructurada de principio a fin. Solo con ciertas claves y consejos acerca de este tipo de comunicación se pueden conseguir los efectos deseados. Estos, no son otros más que el correcto funcionamiento de tu empresa, el confort de los empleados y un feedback habitual que permita mejorar el trabajo y corregir los errores que puedas tener. Si quieres especializarte en ello, estudiar auxiliar administrativo te capacita profesionalmente para saber gestionar este tipo de comunicación.
A continuación te explicamos cuáles son los puntos a tener en cuenta en este tipo de comunicación empresarial y los medios por los cuáles enviar y comunicar.
Índice de contenidos
Los pilares de la comunicación interna
Para poder tener una comunicación interna eficaz y directa hay que conocer los pilares básicos en los que se basa este intercambio. Una buena comunicación marca la diferencia. Aunque pueda parecer un asunto menor, es algo clave para cualquier empresa. Esto se debe a que sin un equipo bien comunicado entre sí y con los superiores, el trabajo será mucho más difícil de llevar a cabo. De la misma manera, si se dan mensajes contradictorios, no hay unidad en el mensaje o no llega con claridad y unanimidad a todos los empleados, el mensaje no tiene sentido. Se pierde la razón misma de ser de este intercambio.
Además, tendrás que tener en cuenta que la comunicación interna no es solo un canal que permite a los superiores comunicarse. También se trata de una forma de intercambio de ideas. Y este intercambio se puede dar de superiores a empleados, de empleados a superiores y entre los propios trabajadores.
Para que todo esto sea efectivo y el resultado final sea una empresa que trabaje mejor y con más eficacia tienes que atender a estos puntos.
Razón y sentimiento en los mensajes comunicados
Uno de los errores más comunes de los grandes empresarios actuales es una mala comunicación interna. Esta se produce poco y de una forma no adecuada, lo que repercute directamente en el mal funcionamiento interno de la compañía.
Para empezar los propios directivos más altos, los jefes de la empresa, han de elaborar parte del mensaje. O al menos, deberían ser quienes tomen la iniciativa de transmitir algo a los empleados. Esto se da fuera de las comunicaciones habituales tales como circulares o avisos. Los mensajes desde los directivos han de tener dos dimensiones: la razón y los sentimientos. Han de apelar a estas dos dimensiones en todas las comunicaciones que se realicen. Solo de esta manera se podrá llegar a un equilibrio adecuado.
En cuanto a la razón, hay que explicar el centro del mensaje desde un punto de vista lógico. Pero, este intercambio carece de sentido si no se aporta un aspecto más sentimental. Esto aportará un equilibrio y dará a entender que el mensaje no es solo meramente empresarial sino que también hay preocupación dentro de él.
Fomentando esta visión a través de los mensajes se podrá transmitir de manera eficaz y concisa el mismo mensaje: “somos una empresa, un equipo y queremos lo mismo”. Esto es muy importante, ya que de ello dependerá la supervivencia de la propia compañía.
Un mensaje apropiado en el momento indicado puede ser un recurso mucho más útil de lo que pueda parecer.
Un mensaje homogéneo para mayor credibilidad
Es habitual que en la cadena de mando haya varias personas encargadas de la dirección de una empresa. Por esto, a la hora de dar mensajes siempre se debe debatir, hablar y poner en común. Si no se realizan estas acciones se puede terminar por perjudicar a la empresa.
Un mensaje homogéneo aporta credibilidad, es el mensaje que se espera y el que se debe enviar. Sin embargo, si se mandan mensajes contradictorios esto hará que la inseguridad fluya entre los empleados. Como consecuencias veremos menos eficacia en el trabajo y empleados sin motivación. Todo ello conllevará una pérdida de las ganancias y un empeoramiento de la situación empresarial. De aquí nace la importancia de los mensajes uniformes.
Un mensaje claro
Por último, pero no por ello menos importante, el mensaje debe ser claro. Este es el motivo por el cual la mejor opción es la redacción de este tipo de mensajes por el departamento de comunicación. Las herramientas claves y bases para redactarlo habrán de situarse siempre en la claridad y en ser conciso.
No es necesario que se envíen este tipo de mensajes a diario, pero para elaborarlos hay que seguir unas pautas. Lo primero es reunir a los directivos que van a intervenir en el mensaje. Lo segundo es redactar una lluvia de ideas sobre qué hay que decir. Se puede comentar el cómo se va a decir o el tono que tiene que llevar el mensaje. Y por último se redacta. Bien sea uno de los directivos, un auxiliar de dirección o, el departamento de comunicación – lo cual sería lo más adecuado – redactan el mensaje. Una vez hecho se muestra a los directivos de nuevo y si todos están de acuerdo se envía.
Un mensaje directo, sin rodeos ni florituras será mejor recibido que una comunicación densa y compleja.
Beneficios de la comunicación interna
Elaborar un plan de comunicación interna sirve para conseguir y cumplir una serie de objetivos. Por ejemplo, informar, innovar y compartir éxitos. A continuación te explicamos los beneficios de este tipo de comunicación:
- Optimiza los procesos internos y ayuda a alcanzar los objetivos de la empresa.
- Contribuye a la difusión de la política y valores de la compañía.
- Mejora el clima laboral y reduce los conflictos.
- Los trabajadores se sienten más involucrados en el trabajo, están más motivados y aumenta su confianza.
- Estimula la escucha activa entre empleados y gerentes.
- Genera un sentimiento de unidad, siendo escuchadas y valoradas las opiniones y ideas de los trabajadores.
- Mejora la eficiencia de la empresa.
Medios y canales de comunicación interna
Para acabar vamos a realizar una lista de medios y canales a través de los cuales enviar y comunicar información. En una empresa hay muchas opciones, cada una adecuada para ciertos mensajes, pero al fin y al cabo todas útiles. Estos son algunos de los medios más empleados:
- Manual corporativo de bienvenida. Es esencial para los nuevos empleados y se convierte en imprescindible para todos. Debe incluir toda la información sobre la empresa. Por ejemplo, la política de empresa, el organigrama, normas internas, etc.
- Reuniones diarias o semanales. Perfecto para comunicar elementos diarios y cotidianos. Organizar eventos, como cenas de empresa o algún viaje, refuerzan el equipo de trabajadores y la pertenencia a la empresa.
- Emails para comunicaciones sobre gestión diarias.
- Intranet. Promueve la cooperación y trabajo en equipo.
- Comunicados por escrito. Mensajes de mayor importancia que se envían de forma puntual.
- Teléfono de empresa para contactar rápidamente ante una emergencia.
- Buzón de sugerencias. Para promover el espíritu de mejora, son mensajes que tienen que ser atendidos de manera urgente por los directivos. Sirve para conocer las inquietudes y opiniones de los trabajadores, ahorrándose situaciones incómodas.
- Chats de empresa para la mejor comunicación entre los empleados.
- Tablón de anuncios. Es una alternativa a los correos. Normalmente se cuelgan notícias importantes y urgentes. También puede generar iniciativas interesantes por parte de los trabajadores.
La comunicación interna es una base fundamental sobre la que se asienta la confianza y la buena relación en una empresa. Una buena comunicación con los empleados hará que el trabajo de tu empresa sea más eficaz. Llevando a cabo ese mensaje con las pautas presentadas, conseguirás todos los beneficios de una efectiva comunicación.
