En toda empresa se necesita unión y eficiencia. Para lograrlo, los empleados han de estar en un ambiente agradable y motivados con acciones positivas. Para ello, nada mejor que planificar un viaje de empresa. Con ello se refuerzan los vínculos, relaja las tensiones laborales y fomenta la mejora de la productividad y la eficiencia. Sin embargo, para conseguir que este viaje de negocios sea satisfactorio y cumpla con todos los objetivos hay que tener en cuenta ciertas claves y consejos que harán de este viaje uno inolvidable. Entre las personas encargadas de planificar un viaje está la secretaria o asistente de dirección. Si quieres formarte en esta profesión, no dudes en consultar un curso secretaria.
A continuación te contamos cómo organizar un viaje de negocios. También te explicamos cuáles son las mejores actividades para fomentar el espíritu de equipo. ¡Vamos allá!
Planificar un viaje: preparación y organización
La clave para planificar un viaje está en una buena preparación y organización de todos los aspectos de esta travesía. Para empezar, conviene que el viaje se prepare con la antelación suficiente. Esto servirá para que los empleados puedan hacer sus planes, organizarse correctamente y que salga más económico para la empresa.
Lo primero para planificar un viaje es elegir el lugar de destino. Debe ser uno en el que se pueda disfrutar de actividades conjuntas y de tiempo individual de reposo. Por eso un viaje a la playa pero con actividades turísticas es perfecto. Por ejemplo, a las islas Canarias, como Lanzarote, donde se puede disfrutar del buen clima y la playa para relajarse pero también organizar excursiones en grupo.
Cómo elegir el lugar
A la hora de organizar un viaje, elegir el lugar se puede hacer de varias maneras. La más eficiente es primero elaborar una lista de posibles lugares con pros y contras, actividades, precios, etc. Esta lista la suelen redactar los auxiliares de dirección o secretarios. En caso de dejarlo en manos de una agencia de viajes, se encargarán los empleados de dicho lugar. En segundo lugar, esta lista pasará por la aprobación de la dirección de la empresa para decidir finalmente el destino.
Actividades y horario
Una vez elegido el lugar, hay que organizar el viaje por días y las actividades correspondientes para terminar de planificar un viaje. Conviene que no sean demasiados días. Hay que conseguir un equilibrio entre un descanso y una forma de fomentar la cooperación y confianza entre el equipo de trabajadores de la empresa. Por eso, un periodo de tiempo de entre un fin de semana a cuatro días será más que suficiente.
En este punto habrá que tener en cuenta cuánta gente puede ir para organizar el viaje y elegir las fechas. Esto será crucial. Cuantos más empleados puedan acudir mejor resultará el objetivo primordial del viaje. Dependiendo del tamaño de la empresa se podrá reservar un hotel pequeño o rural completo o simplemente habitaciones en un hotel más amplio. Además, conviene que el espacio elegido disponga de lugares donde realizar actividades conjuntas. Las salas de usos múltiples o salones de actos son perfectas. Para el viaje se pueden organizar dinámicas de grupos y otras actividades que veremos más adelante.
Las mejores actividades para incluir en un viaje de empresa
Las actividades son las que terminan de planificar un viaje de empresa. Si bien es cierto que hay que encontrar un equilibrio entre actividades y descanso, conviene cerciorarse del horario y tenerlo lo más organizado posible. De esta manera nunca se perderá la esencia del viaje, que es favorecer las relaciones entre el personal de la empresa.
Hay que pensar que este viaje tiene una finalidad clara y empresarial. Los empleados deben ver este viaje como una oportunidad para crear mayores lazos entre ellos. También para descansar y, sobre todo, generar un mejor ambiente en la compañía.
Para cumplir este objetivo se llevan a cabo varias actividades en grupo. Además de las excursiones que se puedan hacer al lugar que se visita, las cuales no deberán ocupar más de un par de mañanas de los días que se esté en el viaje.
Preparación de las actividades
Los días que se hagan excursiones, si estas duran toda una mañana, se puede aprovechar para comer en grupo y organizar actividades conjuntas. Serán dinámicas grupales perfectas para fomentar el trabajo en equipo. Las actividades conjuntas pueden ser desde ejercicios clásicos y juegos como el teléfono roto hasta el rompecabezas con trueque. Este último se basa en crear pequeños grupos que tendrán que hacer un rompecabezas. Pero en cada grupo hay piezas intercambiadas, por ello habrán de negociar con el resto para conseguir su pieza.
Dinámicas de grupo y charlas
Este tipo de actividades fomentan muchos elementos. Entre ellos, las dinámicas de grupo aumentan la capacidad de trabajar en equipo y hacen hincapié en la empatía, la comunicación y el diálogo eficiente. Otro tipo de mecánicas son las que mejoran la visión de uno mismo y del equipo. En estas se trata de escribir las fortalezas y debilidades de cada uno y las que cree que pueden tener los demás. Se debaten en el grupo para ver cómo potenciar los puntos fuertes y mejorar.
Además, se puede incluir, si el viaje dura más de un fin de semana, una charla sobre algo relacionado con la empresa o sobre la importancia del trabajo en equipo. Llevando a un experto que, tras la charla realice dinámicas siguiendo la misma línea se fomentará la participación, el trabajo en equipo y resultará una actividad distinta y que no resulte muy cansada. Esto la hace perfecta para una tarde tras una excursión de mañana o para ocupar una mañana.
El tiempo libre
Las tardes en las que no se realicen actividades de grupo, las cuales en un fin de semana puede ser una o dos depende del día de llegada. Si se llega un viernes a medio día, esa tarde puede ser de presentación del itinerario y tiempo libre y la tarde del domingo para prepararse para la vuelta. En cualquier caso, se debe dejar tiempo libre para que los empleados disfruten del descanso y socialicen de una forma más privada y sin la presión de una actividad.
Los viajes de empresa son el momento perfecto para crear e impulsar lazos entre el equipo de trabajo. Bien sea con charlas interesantes o con actividades de equipo que fomenten las competencias de equipo, la empatía y la resolución de problemas. Todo ello enmarcado en un ambiente distendido. Creado con momentos de descanso que permitan que a la vuelta, la empresa tenga mayor eficiencia y mejor ambiente.
Consejos para ir preparado a un viaje de empresa
Como hemos mencionado anteriormente, en un viaje de negocios son muchos los aspectos a tener en cuenta, como los trámites, la organización de la agenda o el descanso. Para que no te lleves ningún susto, aquí te dejamos algunos consejos:
- Lleva toda la documentación necesaria. Ante cualquier imprevisto, siempre ten encima el DNI, el pasaporte (si vas a un país extranjero) y el permiso de conducir. Eso sí, ¡mira que esté en vigor!
- Busca información sobre el destino. En el caso de viajar fuera del país, infórmate sobre seguridad, leyes, cambio de moneda e incluso costumbres.
- Contrata un seguro de viaje. Ante cualquier contratiempo o incidencia, ya sea por equipaje extraviado o robo, lo mejor es contratar un seguro de viaje. Consulta las condiciones y decide cuál te conviene más.
- Haz la maleta correctamente. Aunque parezca obvio, elige el tamaño de la maleta que mejor se adapte a ti y a los días que vas a estar de viaje. Busca la comodidad y la eficiencia, aprovechando el espacio y calculando todas las prendas que vas a necesitar.
