Las oficinas son lugares de trabajo que existen desde hace décadas y, como todo, se van adaptando a los nuevos tiempos. Aunque las existencias básicas siguen siendo las mismas, hay muchos otros aspectos y materiales dentro de una oficina que van cambiando. Incluso los elementos fundamentales de una oficina, ya sea mobiliario o materiales, tienen que ir mejorando para nuestra comodidad.
Puedes tener la idea de que en una oficina no se necesita nada más que folios, bolígrafos, grapadora y ordenador. Sin embargo, este espacio requiere de una serie de existencias que han de hacer nuestro trabajo lo más cómodo y fácil posible. Esto incluye absolutamente todo lo que se encuentra dentro de este espacio. El encargado de las existencias de una oficina es el auxiliar administrativo, por ello un curso auxiliar administrativo te capacitará para realizar esta tarea y otras más.
A continuación, vamos a repasar cuáles son estas existencias, cómo controlarlas e incluso reponerlas.
Índice de contenidos
Existencias imprescindibles en tu oficina
El mobiliario
Aunque el protagonista del post sea el material de oficina, no vamos a pasar por alto el mobiliario. Más allá de un escritorio, una silla y una estantería, debes tener en cuenta que todo esto debe cumplir unos estándares. El primero y más importante es que el mobiliario, sobre todo la silla, debe ser cómodo. Ha de tener los requisitos indispensables para que, como trabajador, no acabes con dolores de espalda. Esto se resume en una disposición correcta, las alturas bien establecidas, silla con adaptador de altura, reposapiés…
Algo que también debes tener en cuenta es la estética y la decoración. Un mobiliario acertado visualmente, claridad en las paredes, una buena iluminación o algún elemento decorativo como láminas o plantas puede crear una gran diferencia.
En los tiempos que corren, sería ideal disponer de papeleras de reciclaje, sobre todo la de papel. Hoy día existen diseños de papeleras que casi pueden pasar desapercibidos en el espacio para no romper la armonía del diseño.
Papelería
Si te hablan de material de oficina, lo primero en lo que piensas es en los elementos de papelería, ¿verdad? Se puede contar con un gran número de componentes diferentes, dependiendo del grado de digitalización con el que se trabaje. Aunque hoy día el grado de digitalización es muy alto y casi todo se hace mediante plataformas digitales, aún hay muchos amantes del papel.
En cuanto a organización y elementos de comunicación en formato papel, podemos encontrar los post it, agendas, planificadores, calendarios… Estos objetos no son imprescindibles, pero sí que son una gran ayuda para tener una buena planificación del trabajo.
Otros elementos básicos serán folios, libretas, carpetas, archivadores, separadores, bolígrafos y otros objetos de escritura y subrayado. También pueden incluirse pizarras y tableros para facilitar el trabajo.
Para el almacenamiento es adecuado disponer de módulos y gavetas para tener bien definido cada apartado si se trabaja con mucho papel. También hay que disponer de elementos de almacenamiento para los bolígrafos y cualquier cosa que tengamos sobre el escritorio. De esta manera, mantendrás todo siempre en orden y alcanzarás cada objeto de forma rápida cuando lo necesites.
Otros materiales de los que se dispone en una oficina son grapadoras, clips, gomas, perforadoras, sobres, sellos… La lista puede ser casi infinita y depende mucho del tipo de trabajo.
Informática y electrónica
La calculadora se ha quedado casi olvidada al fondo del cajón debido a la utilización de ordenadores, móviles y tablets. Sin embargo, nunca está de más tener una por si acaso.
Hoy día no se puede trabajar sin un ordenador. Debido a la digitalización de la que disponemos, lo primordial es guardar el orden y tener cada elemento en la posición correcta. La pantalla debe estar a una altura adecuada para evitar dolor de cuello, y también el ratón y el teclado. Todo ello influye en la posición de nuestro cuerpo.
En toda oficina es indispensable disponer de una impresora y escáner (o dos en uno para optimizar el espacio). Esto se debe encontrar en un lugar accesible. También el teléfono, el cual debes poder estar usando mientras utilizas, por ejemplo, tu ordenador o alcanzas cualquier material necesario.
Algo muy importante y que no muchos tienen en cuenta es un destructor de papel. Si trabajas con datos de clientes, es obligatorio conservar la privacidad.
Con toda esta tecnología en la oficina, es ideal tener organizadores de cables. Así conseguirás un espacio limpio, impidiendo tropiezos y rincones llenos de cables enredándose.
Cómo gestionar los materiales
Lo ideal es tener todo ordenado ayudándote de los diferentes materiales de almacenamiento. En cuanto a los aparatos tecnológicos, deberás establecer unas pautas de revisión cada cierto tiempo para comprobar que todo funciona. Así podrás anticipar cualquier error y tomar medidas antes de tiempo.
Controlar las existencias
Son muchos los materiales que conforman el día a día en el trabajo de oficina. Por ello, lo ideal es mantener un orden y un inventario para que nunca te falte nada, sobre todo lo imprescindible. Deberás establecer unas pautas para realizar este inventario. Lo normal es hacerlo por trimestres o semestres, pero todo dependerá del grado de utilización del material.
Los materiales como grapas, bolígrafos, folios y similares, se utilizan continuamente y de un momento a otro te pueden faltar. Será necesario realizar un inventario más a menudo (sobre todo para la amortización de materiales) y tener siempre de sobra. Por ejemplo, en una oficina en la que se imprimen facturas constantemente, nunca pueden faltar paquetes de folios y tinta de impresora de repuesto.
Cómo realizar la reposición de las existencias
Si trabajas con ordenador de sobremesa, es conveniente tener un ratón y un teclado extras guardados en el armario. Todo lo tecnológico puede romperse de improvisto y hay que tener a mano cualquier elemento reemplazable para que no interrumpa tu trabajo.
La reposición se puede hacer de varias maneras. Buscar proveedores de tu ciudad, buscar tú diferentes comercios en los que ir a comprar personalmente o hacer compras online. También existen proveedores de material de oficina de manera online que disponen de todo lo necesario. Se debe encontrar la manera más sencilla para tener siempre la reposición adecuada en el tiempo establecido y al mejor precio. Por ello, es necesario realizar una búsqueda exhaustiva de estos proveedores.
Programas para gestionar el inventario
Hacer el inventario es una de las tareas que requiere más tiempo y atención. Incluso puede resultar difícil y tediosa, ya que hacer recuento de todos los productos de una oficina es complicado. Ahora bien, existen aplicaciones y programas para hacer el inventario. Con ellos podrás realizarlo de manera rápida y cómoda.
A continuación te explicamos un programa y una app para que puedas gestionar tu inventario:
- ABC Inventory. Programa fácil de utilizar e ideal para empresas pequeñas. Su versión gratuita solo puede ser instalada en un ordenador. Incluye las herramientas básicas para controlar sencillamente las existencias de un almacén y permite hacer recuento de productos.
- Real Inventory. Esta aplicación solo puede utilizarse desde iPhone y iPad y debe sincronizarse con Cashier Live. Este programa para ordenador es muy sencillo y permite hacer recuento de productos. La aplicación muestra un control exhaustivo de las existencias y aporta datos sobre cada producto. La app es gratuita mientras que el programa es de pago.
