La ofimática supuso un avance muy importante en todas las empresas a partir de los años 70. En la actualidad ha seguido perfeccionándose, hasta el punto de que necesitamos estos adelantos para llevar nuestro trabajo adelante. Podemos decir que forma parte de nuestra vida, ya no solo en la oficina, sino en nuestro mundo de ocio. Si quieres dominar la ofimática y enfocar tu carrera profesional hacia el secretariado, estudia secretaria.
Entérate en profundidad de qué se trata esta definición y cuáles son sus ventajas. También de qué tipo de programas puedes utilizar.
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Qué es y para qué sirve la ofimática
La ofimática recoge en la misma palabra su significado. Por un lado, hay una referencia a la oficina y, por otro, a la informática. Es, por tanto, la unión de ambos conceptos, con el fin de informatizar la información de una empresa.
Hoy día, te puede parecer una definición muy común, ya que es difícil entender cualquier trabajo sin la ayuda de los ordenadores o la tecnología. Pero esto mismo supuso una revolución en la década de los 70. Se comenzaban a dejar de lado las antiguas máquinas de escribir para disponer de los primeros ordenadores conectados a una red.
En la actualidad, la informática de oficina está conectada necesariamente a Internet, posibilitando a los trabajadores de una empresa el acceso a toda la información necesaria. Mediante esta consigues simplificar tus labores, en comparación a décadas atrás, cuando se debía hacer todo a mano.
Por eso, a la hora de buscar un archivo, ya no tienes que acudir a los archivadores e ir leyendo uno a uno hasta encontrar el que requieres. Con el uso de un buscador, ya sea del software interno como uno externo, a través de Internet y en cuestión de segundos, lograrás disponer de la información que necesitas.
Utilidades de la informática de oficina
Todo tipo de empresa encuentra un sinfín de utilidades al usar la informática de oficina. Aunque más adelante te mostraremos las ventajas del uso de la ofimática, una de ellas responde al amplio abanico donde nos permite movernos.
Con ella podemos llevar fácilmente la contabilidad de la empresa o adelantarnos a los cambios del mercado tan comunes. Si tienes un negocio basado en la venta de un determinado producto, podrás analizar las tendencias pasadas para lograr aumentar la demanda, consiguiendo un nuevo producto más atractivo.
En sí, te resultará más fácil llevar una estrategia de mercado, siempre que formes parte de una empresa privada. En lo referente a las empresas públicas, disponer de una base de datos informatizada hará mejorar la atención al mismo público.
Hay que tener en cuenta el proceso de cambio que vivieron los que manejaban la oficina a la antigua usanza. Seguramente para ellos supuso un esfuerzo muy grande dejar atrás todo lo aprendido para meterse en el nuevo mundo de la informática.
Todavía hay personas que sienten complicado el manejo de los programas computarizados, de los cuales hablaremos más adelante. Pero, sin duda, una vez que aprendes a usar estos programas te das cuenta de la facilidad con la que puedes llevar una empresa. En algunos casos necesitas cursos de formación, siendo estos aptos para todo el mundo. Muchos de los programas que utilizan los trabajadores de una empresa son también usados por amas de casa para llevar la contabilidad del hogar.
Ventajas de computarizar la información
La ofimática te permite muchas ventajas a corto y largo plazo. Como te mencionamos anteriormente, solo tienes que comparar el interior de una empresa actual con respecto a una de hace varias décadas atrás. Es así como identificamos uno de los grandes beneficios de haber informatizado el trabajo de oficina: mayor rapidez.
Hemos conseguido agilizar todas las labores de oficina, requiriendo, en muchas ocasiones, de un solo clic para lograr una información al instante. Al mismo tiempo, conseguimos ser más competitivos en el mercado, al disponer de los datos del mismo de primera mano. Ganamos más visibilidad en todos los aspectos, pudiendo adelantarnos a los acontecimientos y previniendo los altibajos del mercado.
Con la opción de realizar un marketing efectivo, sin necesidad de hacer un gasto excesivo en publicidad, podemos captar más clientes. También disponemos de la gestión de los mismos, identificando a los potenciales y manteniéndolos sencillamente satisfechos.
La evaluación de la empresa, así como su administración y el efecto de la economía en la misma, son las ventajas de mantener informatizada la oficina. Entre los beneficios no puede faltar la transparencia en el manejo de todo este conglomerado.
Una ventaja importante de estar informatizados es el ahorro que se produce en material de oficina. Así, mantenemos cuidado el medioambiente, en lo que respecta a la tala de árboles por el uso del papel.
Programas de ofimática
La ofimática nos permite utilizar programas fáciles. Tal vez requeriremos de un pequeño curso de formación para dominar algunos de ellos. Por suerte, muchas empresas facilitan estos a sus empleados, sobre todo cuando se logra una actualización en los mismos.
Entre los programas, uno de los más utilizados es el procesador de textos. Word es uno de los más famosos, por pertenecer al gigante Microsoft. Un experto puede llegar a crear una página web a través de Word, ya que permite su uso en línea, además de una atención personalizada.
La hoja de cálculo es esencial para la contabilidad empresarial. No solo puedes elaborar facturas, sino que también te permite manejar estadísticas y prever los cambios en la economía. Probablemente has oído hablar de Excel, una de las más usadas.
Las bases de datos son esenciales en el corazón de la empresa. Además de almacenar en ellas una cantidad importante de información y mantenerla clasificada, podrás encontrarla en cuestión de segundos.
El correo electrónico mejora la comunicación departamental de la empresa. Es, también, una forma efectiva de marketing, ya que nos permite contactar con los clientes potenciales y ofrecerles prioritariamente los nuevos productos.
Digitalizar las presentaciones se puede llevar a cabo a través de programas como Power Point, de Microsoft.
Como puedes ver, la digitalización de la información empresarial ha supuesto muchas ventajas. Son muchos los programas que encuentras, algunos de pago y otros gratuitos, que te permiten actualizar tu empresa. Gracias a Internet es más sencillo ser competitivo.
