A la hora de llenar y gestionar el inventario de una empresa, los proveedores juegan un papel muy importante. Y es que estos son la base para diseñar un plan de compras, una herramienta imprescindible para, entre otras cosas, poder abaratar el precio final de los productos o servicios de una compañía. Así que, si quieres saber las ventajas de este plan y cómo elaborar uno, sigue leyendo. Y recuerda que puedes mejorar tus competencias profesionales en gestión logística a través del Máster en Compras y Aprovisionamiento + Jefe de Compras.
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Qué es un plan de compras
Un plan de compras empresarial es una herramienta que se utiliza para definir las necesidades en materia de suministros, servicios u obras de una compañía en un periodo de tiempo concreto. Se puede decir que el plan de compras actúa como la lista de la compra que hacemos semanalmente. De hecho, en este se determina:
- Qué necesita la empresa.
- Qué cantidad se necesita.
- Cuando se necesita.
- Qué recursos se tienen para adquirirlo.
Para que un plan de trabajo sea efectivo, hay que hacer un planteamiento estratégico previo. Los profesionales del área de compras tienen que asegurarse de que se toman las decisiones y acciones más apropiadas, así como que se cumplan los requisitos y condiciones comerciales de la empresa. Porque, al fin y al cabo, todo esto requiere un compromiso con el mercado, los proveedores y los clientes.
Ventajas de contar con un plan de compras empresarial
El plan de compras de una empresa permite tener menores costos e invertir menos tiempo en tareas administrativas, como órdenes de compra, coordinaciones, documentación, etc. Y gracias a la planificación, se evitan las compras urgentes.
Por otro lado, el plan de compras permite distribuir las tareas en un tiempo determinado y enfrentar mejor las situaciones de crisis, porque se tienen planificados todos los recursos. Asimismo, contribuye a la consecución de objetivos estratégicos, controlar gastos y tener un registro histórico de las compras efectuadas.
Pasos para elaborar un plan de compras
Para diseñar un plan de compras eficiente es necesario seguir una serie de pasos. En cada uno de ellos se deben tener en cuenta una serie de factores. A continuación, te lo explicamos en detalle.
Reflexionar y hacer una aproximación
El primer paso es reflexionar y hacer una aproximación sobre qué productos necesita la empresa, qué cantidad, cuándo y a qué precio. Pero no solo los productos como tal, sino también los estratégicos que tienen un precio más elevado, como los equipos, la infraestructura, y las compras más específicas, como las existencias de una oficina.
Comparar proveedores
En segundo lugar, hay que hacer una lista de proveedores. Los habrá que apuesten por precios competitivos, otros que aportarán más calidad y otros que estarán a medio camino. Con todo esto, hay que sopesar lo que es mejor para el negocio y teniendo en cuenta las necesidades del mercado.
Contactar con los proveedores
Una vez filtrada la lista de proveedores, se tiene que contactar con ellos. Los especialistas en compras recomiendan visitar al proveedor para comprobar las infraestructuras y como trabajan, así como para conocer sus puntos fuertes y débiles. En definitiva, un factor clave a la hora de escoger los candidatos.
Escoger más de un proveedor
Para evitar imprevistos y ser más óptimos, lo mejor es tener varios proveedores para un producto. Con ello se evitan riesgos, como rotura de stock o poner en una situación de vulnerabilidad el inventario de la propia empresa. Además, si saben que no son los únicos, los proveedores serán más competitivos y ofrecerán más beneficios.
Conseguir un trato igualitario
Si un proveedor es superior al tamaño de una empresa, lo más seguro es que no la trate con preferencia. Y si el proveedor es más pequeño que la propia compañía, seguramente haya problemas a la hora de abastecer el inventario. Así pues, lo mejor es escoger aquellos de tamaño similar a la empresa contratante.
Implementar sistemas de control
Una vez establecido el plan de compras, es necesario implementar un sistema de control que permita valorar la calidad de los productos de los proveedores, así como el servicio que ofrecen. Se puede utilizar una hoja de Excel para hacer un seguimiento y evaluación, o utilizar softwares específicos para ello.
