Saltar al contenido
comercial@escuelainenka.com
636 736 532
comercial@escuelainenka.com
0,00€ Carrito
Inenka Business School
Buscar
910 052 681
  • INICIO
  • CURSOS
  • CAMPUS
  • EMPLEO Y ESTANCIAS FORMATIVAS
  • CONÓCENOS
    • EQUIPO
    • SISTEMA DE ESTUDIO
    • OPINIONES DE INENKA
  • BLOG
Menú
  • INICIO
  • CURSOS
  • CAMPUS
  • EMPLEO Y ESTANCIAS FORMATIVAS
  • CONÓCENOS
    • EQUIPO
    • SISTEMA DE ESTUDIO
    • OPINIONES DE INENKA
  • BLOG

Existencias de una oficina: ¿cómo se gestionan?

  • julio 25, 2019

Las oficinas son lugares de trabajo que existen desde hace décadas y, como todo, se van adaptando a los nuevos tiempos. Aunque las existencias básicas siguen siendo las mismas, hay muchos otros aspectos y materiales dentro de una oficina que van cambiando. Incluso los elementos fundamentales de una oficina, ya sea mobiliario o materiales, tienen que ir mejorando para nuestra comodidad.

Puedes tener la idea de que en una oficina no se necesita nada más que folios, bolígrafos, grapadora y ordenador. Sin embargo, este espacio requiere de una serie de existencias que han de hacer nuestro trabajo lo más cómodo y fácil posible. Esto incluye absolutamente todo lo que se encuentra dentro de este espacio. El encargado de las existencias de una oficina es el auxiliar administrativo, por ello un curso auxiliar administrativo te capacitará para realizar esta tarea y otras más.

A continuación, vamos a repasar cuáles son estas existencias, cómo controlarlas e incluso reponerlas.

Descubre cuáles son las existencias y cómo se gestionan

Índice de contenidos

  • Existencias imprescindibles en tu oficina
    • El mobiliario
    • Papelería
    • Informática y electrónica
  • Cómo gestionar los materiales
    • Controlar las existencias
    • Cómo realizar la reposición de las existencias
  • Programas para gestionar el inventario

Existencias imprescindibles en tu oficina

El mobiliario

Aunque el protagonista del post sea el material de oficina, no vamos a pasar por alto el mobiliario. Más allá de un escritorio, una silla y una estantería, debes tener en cuenta que todo esto debe cumplir unos estándares. El primero y más importante es que el mobiliario, sobre todo la silla, debe ser cómodo. Ha de tener los requisitos indispensables para que, como trabajador, no acabes con dolores de espalda. Esto se resume en una disposición correcta, las alturas bien establecidas, silla con adaptador de altura, reposapiés…

Algo que también debes tener en cuenta es la estética y la decoración. Un mobiliario acertado visualmente, claridad en las paredes, una buena iluminación o algún elemento decorativo como láminas o plantas puede crear una gran diferencia.

En los tiempos que corren, sería ideal disponer de papeleras de reciclaje, sobre todo la de papel. Hoy día existen diseños de papeleras que casi pueden pasar desapercibidos en el espacio para no romper la armonía del diseño.

Papelería

Si te hablan de material de oficina, lo primero en lo que piensas es en los elementos de papelería, ¿verdad? Se puede contar con un gran número de componentes diferentes, dependiendo del grado de digitalización con el que se trabaje. Aunque hoy día el grado de digitalización es muy alto y casi todo se hace mediante plataformas digitales, aún hay muchos amantes del papel.

En cuanto a organización y elementos de comunicación en formato papel, podemos encontrar los post it, agendas, planificadores, calendarios… Estos objetos no son imprescindibles, pero sí que son una gran ayuda para tener una buena planificación del trabajo.

Otros elementos básicos serán folios, libretas, carpetas, archivadores, separadores, bolígrafos y otros objetos de escritura y subrayado. También pueden incluirse pizarras y tableros para facilitar el trabajo.

Para el almacenamiento es adecuado disponer de módulos y gavetas para tener bien definido cada apartado si se trabaja con mucho papel. También hay que disponer de elementos de almacenamiento para los bolígrafos y cualquier cosa que tengamos sobre el escritorio. De esta manera, mantendrás todo siempre en orden y alcanzarás cada objeto de forma rápida cuando lo necesites.

Otros materiales de los que se dispone en una oficina son grapadoras, clips, gomas, perforadoras, sobres, sellos… La lista puede ser casi infinita y depende mucho del tipo de trabajo.

Informática y electrónica

La calculadora se ha quedado casi olvidada al fondo del cajón debido a la utilización de ordenadores, móviles y tablets. Sin embargo, nunca está de más tener una por si acaso.

Hoy día no se puede trabajar sin un ordenador. Debido a la digitalización de la que disponemos, lo primordial es guardar el orden y tener cada elemento en la posición correcta. La pantalla debe estar a una altura adecuada para evitar dolor de cuello, y también el ratón y el teclado. Todo ello influye en la posición de nuestro cuerpo.

En toda oficina es indispensable disponer de una impresora y escáner (o dos en uno para optimizar el espacio). Esto se debe encontrar en un lugar accesible. También el teléfono, el cual debes poder estar usando mientras utilizas, por ejemplo, tu ordenador o alcanzas cualquier material necesario.

Algo muy importante y que no muchos tienen en cuenta es un destructor de papel. Si trabajas con datos de clientes, es obligatorio conservar la privacidad.

Con toda esta tecnología en la oficina, es ideal tener organizadores de cables. Así conseguirás un espacio limpio, impidiendo tropiezos y rincones llenos de cables enredándose.

Cómo gestionar los materiales

Lo ideal es tener todo ordenado ayudándote de los diferentes materiales de almacenamiento. En cuanto a los aparatos tecnológicos, deberás establecer unas pautas de revisión cada cierto tiempo para comprobar que todo funciona. Así podrás anticipar cualquier error y tomar medidas antes de tiempo.

Controlar las existencias

Son muchos los materiales que conforman el día a día en el trabajo de oficina. Por ello, lo ideal es mantener un orden y un inventario para que nunca te falte nada, sobre todo lo imprescindible. Deberás establecer unas pautas para realizar este inventario. Lo normal es hacerlo por trimestres o semestres, pero todo dependerá del grado de utilización del material.

Los materiales como grapas, bolígrafos, folios y similares, se utilizan continuamente y de un momento a otro te pueden faltar. Será necesario realizar un inventario más a menudo (sobre todo para la amortización de materiales) y tener siempre de sobra. Por ejemplo, en una oficina en la que se imprimen facturas constantemente, nunca pueden faltar paquetes de folios y tinta de impresora de repuesto.

Cómo realizar la reposición de las existencias

Si trabajas con ordenador de sobremesa, es conveniente tener un ratón y un teclado extras guardados en el armario. Todo lo tecnológico puede romperse de improvisto y hay que tener a mano cualquier elemento reemplazable para que no interrumpa tu trabajo.

La reposición se puede hacer de varias maneras. Buscar proveedores de tu ciudad, buscar tú diferentes comercios en los que ir a comprar personalmente o hacer compras online. También existen proveedores de material de oficina de manera online que disponen de todo lo necesario. Se debe encontrar la manera más sencilla para tener siempre la reposición adecuada en el tiempo establecido y al mejor precio. Por ello, es necesario realizar una búsqueda exhaustiva de estos proveedores.

Programas para gestionar el inventario

Hacer el inventario es una de las tareas que requiere más tiempo y atención. Incluso puede resultar difícil y tediosa, ya que hacer recuento de todos los productos de una oficina es complicado. Ahora bien, existen aplicaciones y programas para hacer el inventario. Con ellos podrás realizarlo de manera rápida y cómoda.

A continuación te explicamos un programa y una app para que puedas gestionar tu inventario:

  • ABC Inventory. Programa fácil de utilizar e ideal para empresas pequeñas. Su versión gratuita solo puede ser instalada en un ordenador. Incluye las herramientas básicas para controlar sencillamente las existencias de un almacén y permite hacer recuento de productos.
  • Real Inventory. Esta aplicación solo puede utilizarse desde iPhone y iPad y debe sincronizarse con Cashier Live. Este programa para ordenador es muy sencillo y permite hacer recuento de productos. La aplicación muestra un control exhaustivo de las existencias y aporta datos sobre cada producto. La app es gratuita mientras que el programa es de pago.
COMPARTE ESTE POST
AntAnteriorBufete de abogados: atención jurídica al servicio del cliente
SiguienteComunidad virtual: estrategias para aumentar la participaciónSiguiente

Solicita más información

  • Hidden
  • Hidden
  • Hidden
  •   Nota informativa

    Sus datos se incluirán en un fichero de INENKA FORMACION DE POSTGRADO, S.L.. para gestionar la relación con Ud.
    Trataremos sus datos para informarle (vía postal, telefónica, presencial y/o telemática) sobre nuestros productos y/o servicios salvo que se oponga marcando esta casilla

    Ud. consiente que - incluso finalizada nuestra relación - INENKA FORMACION DE POSTGRADO, S.L.. comunique sus datos a las empresas del GRUPO INENKA FORMACIÓN relacionadas en www.grupoinenka.com para que desarrollen su actividad en los sectores editorial,formación y cultura, para que le informen (vía postal, telefónica, presencial y/o telemática) de sus productos y/o servicios, salvo que se oponga en esta casilla

    Ud. consiente que INENKA FORMACION DE POSTGRADO, S.L.. le remita (vía postal, telefónica, presencial y/o telemática) información de empresas que desarrollen su actividad en los sectores citados en el párrafo anterior, salvo que se oponga marcando esta casilla

    Ud. podrá ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación, oposición, y la revocación en cualquier momento de los consentimientos prestados, mediante carta a INENKA FORMACION DE POSTGRADO, S.L.., o remitiendo un e-mail a lopd@grupoinenka.com

  • Este campo es un campo de validación y debe quedar sin cambios.
Inenka Business School
Calle Domenech Cardenal, 2 Oficina 1.4
25230, Mollerussa. Lleida (España)
Calle Velázquez 10, 1ª planta
28001, Madrid (España)

910 052 681


+34 636 736 532
matricula@escuelainenka.com comercial@escuelainenka.com

Trabajamos con Aplazame

Mapa del sitio

Tablón de anuncios

Información Legal

Facebook-f Instagram Twitter Linkedin-in Youtube
¡Hola! Utilizamos cookies propias y de terceros para fines analíticos y para mostrarte publicidad personalizada en base a un perfil elaborado a partir de tus hábitos de navegación (p.e. páginas visitadas). Clica aquí para más información. Puedes aceptar todas las cookies pulsando el botón “Aceptar”, Sin embargo, puede visitar la Configuración de cookies para proporcionar un consentimiento controlado "Configurar".
Aceptar y Cerrar
Privacy & Cookies Policy

Resumen de privacidad

Este sitio web utiliza cookies para mejorar su experiencia mientras navega por el sitio web. Fuera de estas cookies, las cookies que se clasifican como necesarias se almacenan en su navegador, ya que son esenciales para el funcionamiento de las funcionalidades básicas del sitio web. También utilizamos cookies de terceros que nos ayudan a analizar y comprender cómo utiliza este sitio web. Estas cookies se almacenarán en su navegador solo con su consentimiento. También tiene la opción de optar por no recibir estas cookies. Pero la exclusión voluntaria de algunas de estas cookies puede afectar su experiencia de navegación.
Necesario
Siempre habilitado
Las cookies necesarias son absolutamente esenciales para que el sitio web funcione correctamente. Esta categoría solo incluye cookies que garantizan funcionalidades básicas y características de seguridad del sitio web. Estas cookies no almacenan ninguna información personal.
CookieTipoDuraciónDescripción
cookielawinfo-checkbox-necessary011 meses

Esta cookie está configurada por el complemento de consentimiento de cookies de GDPR. Las cookies se utilizan para almacenar el consentimiento del usuario para las cookies en la categoría "Necesarias".

cookielawinfo-checkbox-non-necessary011 meses

Esta cookie está configurada por el complemento de consentimiento de cookies de GDPR. Las cookies se utilizan para almacenar el consentimiento del usuario para las cookies en la categoría "No necesarias".

PHPSESSID0

Esta cookie es nativa de las aplicaciones PHP. La cookie se utiliza para almacenar e identificar la identificación de sesión única de un usuario con el fin de administrar la sesión del usuario en el sitio web. La cookie es una cookie de sesión y se elimina cuando se cierran todas las ventanas del navegador.

viewed_cookie_policy011 meses

La cookie está configurada por el complemento de consentimiento de cookies de GDPR y se utiliza para almacenar si el usuario ha dado su consentimiento o no para el uso de cookies. No almacena ningún dato personal.

No necesario
Las cookies que pueden no ser particularmente necesarias para el funcionamiento del sitio web y se utilizan específicamente para recopilar datos personales del usuario a través de análisis, anuncios y otros contenidos incrustados se denominan cookies no necesarias. Es obligatorio obtener el consentimiento del usuario antes de ejecutar estas cookies en su sitio web.
CookieTipoDuraciónDescripción
test_cookie011 meses
Anuncio
Las cookies publicitarias se utilizan para proporcionar a los visitantes anuncios y campañas de marketing relevantes. Estas cookies rastrean a los visitantes en los sitios web y recopilan información para proporcionar anuncios personalizados.
CookieTipoDuraciónDescripción
_fbp02 meses

Facebook configura esta cookie para enviar publicidad cuando están en Facebook o en una plataforma digital impulsada por publicidad de Facebook después de visitar este sitio web.

fr12 meses

Facebook configura la cookie para mostrar anuncios relevantes a los usuarios y medir y mejorar los anuncios. La cookie también rastrea el comportamiento del usuario en la web en sitios que tienen píxeles de Facebook o complementos sociales de Facebook.

IDE12 años

Utilizado por Google DoubleClick y almacena información sobre cómo el usuario utiliza el sitio web y cualquier otro anuncio antes de visitar el sitio web. Se utiliza para presentar a los usuarios anuncios que son relevantes para ellos de acuerdo con el perfil del usuario.

VISITOR_INFO1_LIVE15 meses

Youtube establece esta cookie. Se utiliza para rastrear la información de los videos de YouTube incrustados en un sitio web.

Analítica
Las cookies analíticas se utilizan para comprender cómo los visitantes interactúan con el sitio web. Estas cookies ayudan a proporcionar información sobre métricas, el número de visitantes, la tasa de rebote, la fuente de tráfico, etc.
CookieTipoDuraciónDescripción
_ga02 años

Esta cookie es instalada por Google Analytics. La cookie se utiliza para calcular los datos de visitantes, sesiones, campañas y realizar un seguimiento del uso del sitio para el informe de análisis del sitio. Las cookies almacenan información de forma anónima y asignan un número generado aleatorio para identificar visitantes únicos.

_gid01 dias

Esta cookie es instalada por Google Analytics. La cookie se utiliza para almacenar información sobre cómo los visitantes usan un sitio web y ayuda a crear un informe analítico de cómo está funcionando el sitio web. Los datos recopilados, incluido el número de visitantes, la fuente de donde provienen y las páginas, se muestran de forma anónima.

GPS030 minutos

Youtube establece esta cookie y registra una identificación única para rastrear a los usuarios según su ubicación geográfica.

Rendimiento
Las cookies de rendimiento se utilizan para comprender y analizar los índices de rendimiento clave del sitio web, lo que ayuda a brindar una mejor experiencia de usuario a los visitantes.
CookieTipoDuraciónDescripción
_gat_UA-130027467-501 minutos

Esta es una cookie de tipo de patrón establecida por Google Analytics, donde el elemento de patrón en el nombre contiene el número de identidad único de la cuenta o sitio web con el que se relaciona. Parece ser una variación de la cookie _gat que se utiliza para limitar la cantidad de datos registrados por Google en sitios web de alto volumen de tráfico.

YSC1

Estas cookies son establecidas por Youtube y se utilizan para rastrear las vistas de videos incrustados.

Guardar y aceptar