El administrador de fincas ejerce su profesión a petición de los propietarios de una finca urbana o rústica. Se encarga de la gestión de documentos, cuestiones legales, técnicas, financieras y administrativas de la comunidad de vecinos a la que presta sus servicios. Es condición indispensable que esté debidamente colegiado. De esta forma el ejercicio de sus funciones se realiza legalmente y con el conocimiento y garantías que requiere el cargo. Descubre cómo ser administrador de fincas y fórmate en el sector.
Vamos a presentarte a continuación cuales son los requisitos principales necesarios para poder ejercer esta profesión, así como las principales funciones que debe llevar a cabo, para que estés informado al respecto.
Requisitos necesarios para ser administrador de fincas
La comunidad de propietarios puede nombrar a un propietario o a cualquier otra persona física como administrador de la finca. Eso sí, siempre y cuando esté debidamente cualificada, legal y profesionalmente, para el ejercicio de la profesión.
El hecho de que el administrador esté debidamente colegiado es beneficioso tanto para el profesional como para el cliente. Una de las razones principales es porque puede disponer de un seguro de responsabilidad civil que cubre cualquier daño que pudiera cometer en el ejercicio de su cargo.
La colegiatura le da acceso igualmente a servicios restringidos a la profesión. Por ejemplo, programas de gestión y cuentas corrientes, o asesoramiento en cuestiones fiscales, urbanísticas, legales, etc. También se ofrecen cursos continuados de actualización de conocimientos y gestión, los cuales son muy necesarios para el ejercicio óptimo de la profesión.
Funciones del administrador de fincas
Las funciones que debe ejercer principalmente son las que se detallan en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Lógicamente, además habrá funciones específicas relacionadas con los inmuebles a gestionar, de forma individualizada y según las obligaciones que deban atender.
- Debe velar por el mantenimiento en óptimas condiciones de las instalaciones y servicios de los inmuebles. Realizará las advertencias y apercibimientos necesarios a los propietarios siempre que sea necesario. En muchas ocasiones será por escrito.
- Debe preparar, informar y asesorar debidamente a la junta de propietarios en cuestiones relacionadas con los gastos que se deben atender, proporcionando las soluciones y los medios necesarios para acometerlos. Esto conlleva, lógicamente, la gestión contable de la finca, obligación también del administrador.
- Atender las urgencias de los edificios en relación a reparaciones o incidencias, informando de ello tanto al presidente como a los propietarios, y aportando las soluciones que sean necesarias para la resolución de todo tipo de problemas que surjan al respecto.
- Realizar los pagos o cobros estipulados según los acuerdos adoptados. Deberán facturar a los propietarios, encargarse de las domiciliaciones bancarias, y la administración de dichas cuentas, etc. Igualmente, dentro de las funciones relacionadas con cuestiones económicas, deberán elaborar un presupuesto anual, y ejecutar los acuerdos que se adopten.
- Custodiar la documentación de la comunidad, como secretario de la junta de comunidades.
- El resto de las atribuciones serán las que la misma junta de propietarios estime como necesarias para la ejecución debida del cargo.
Perfil profesional
Hay profesiones que deben mantenerse actualizadas continuamente, y la de administrador de fincas es una de ellas. Deben estar debidamente preparados por los cambios que se puedan producir en el sector. Esto se hace a través de cursos de actualización periódicos, en beneficio de los clientes a los que se les presta servicio.
Al tratarse de una profesión en la que hay que tratar continuamente con los propietarios del edificio, administraciones, bancos, etc., es conveniente que tenga don de gentes, que sea una persona empática y con capacidad para el diálogo y la negociación.
El hecho de convocar reuniones periódicas en la comunidad, hará que tenga una cierta capacidad de organización y dirección, así como facilidad para hablar en público.
Debe ser una persona organizada y metódica, sobre todo teniendo en cuenta que debe manejar documentación específica que le obliga a ello. Esto también conlleva que sea una persona discreta, puesto que entre estos documentos, puede incluirse información personal.
En muchas ocasiones, deberá trabajar bajo presión, sobre todo a la hora de facilitar soluciones a problemas que requieran actuación urgente. También supone el hecho de que deberá ser una persona que se implique en la búsqueda de estas soluciones en favor de la finca o comunidad a la que se están prestando servicios.
Diferencias entre administrador de fincas y agente inmobiliario
La principal diferencia ente un agente inmobiliario y un administrador de fincas, estriba en que mientras que el primero se ocupa de la gestión comercial de los inmuebles, el segundo se ocupa de la gestión administrativa de los mismos.
Un agente inmobiliario tiene como comisión principal la mediación en la transacción y venta o alquiler de los inmuebles que tenga en su cartera. La mayor parte de su trabajo se realiza mediante visitas a dichos inmuebles, la presentación a los clientes interesados, la intermediación con las entidades de crédito, si es necesario, la gestión documental relacionada con la compraventa o alquiler, etc. Entre sus obligaciones se incluye también la de informar al administrador de las operaciones realizadas en la finca que están gestionando.
El administrador de la finca, en relación con el agente inmobiliario, podrá facilitar la información que considere conveniente para ayudar con estas transacciones comerciales. Es necesario que esté informado de todo lo que sucede en la finca, puesto que una de sus obligaciones es velar por toda la comunidad de propietarios.
En definitiva, la profesión de administrador de fincas requiere que se cuente con una preparación especializada. Además, debe contar con la entrega y disponibilidad constante, que garantice una gestión adecuada en favor de los inmuebles que se administren y sobre todo, de sus propietarios.
Aplicaciones para comunidades de vecinos
La inmediatez es uno de los factores que también ha influenciado en las comunidades de propietarios y administradores de fincas. Esta necesidad ha propiciado que se creen aplicaciones móviles para orientadas a este sector. A continuación te detallamos algunas de ellas.
Fynkus
Esta app sencilla e intuitiva permite consultar y descargar documentos relacionados con las actas, balances de cuentas, recibos, los estatutos de la comunidad. Los propietarios pueden consultar el saldo de la comunidad, recibir avisos de recibos pendientes o ver el índice de morosidad. El administrador de fincas puede redactar actas y preparar recibos, por ejemplo.
Colindar
Con esta pueden consultarse tres entornos: hogar, comunidad de propietarios y administrador de fincas. En hogar tienen acceso los miembros de una familia y pueden consultar la cesta de la compra o incidencias en casa. El apartado “Comunidad de Propietarios” es público y pueden participar todos los vecinos de un edificio, ya sea en votaciones o comunicación de incidencias. En el último apartado, el administrador de fincas puede configurar y gestionar la comunidad por la que trabaja.
Community Pro
Esta aplicación sencilla y completa permite a los vecinos comunicarse e informarse sobre las Juntas de Propietarios, revisiones y reparaciones, etc.
