Una agenda de trabajo se convierte en una gran ayuda si transformas en rutina su revisión diaria. Tengas la ocupación que tengas, agendar tus actividades hará que planifiques mejor tu tiempo. Para ello, ten en cuenta que existen muchas maneras de llevar una agenda. Debes encontrar la más conveniente para ti, sin olvidar apuntar tus planes diarios o semanales. Además, en algunas profesiones es muy importante saber gestionar la agenda de trabajo. Estudiar un curso secretaria te proporcionará los conocimientos necesarios para saber desarrollar esta función.
Sigue leyendo porque te contamos cómo puedes organizar tu agenda de trabajo paso a paso. También te decimos algunas apps que hacen la misma función.
¿Cómo organizar tus actividades en una agenda de trabajo?
Lo primero que debes hacer es analizar tu tipo de trabajo. Después deberás ver si realmente requieres ir apuntando detalladamente cada actividad diaria.
Saber organizar las actividades es muy importante. Para ello hay que contar con distintas secciones en la agenda laboral. Verás cuántas ventajas logras al utilizarla y qué sencillo es planificar tu tiempo, priorizando lo más importante.
Para que no signifique para ti una carga, te apoyaremos con trucos para que gestiones tu agenda. Cuando veas todas las posibilidades que tienes para planificarte, todo te será más sencillo. Será como tener tu secretaria personal, sin tener que preocuparte en pagar un sueldo extra.
Secciones de la agenda
La agenda de trabajo tiene que estar correctamente estructurada para que no te suponga un caos a la hora de usarla.
Por un lado, si tienes un empleo en el que tus ideas son imprescindibles, requerirás de mucho espacio. Para ello, es importante que cada día esté, al menos, en una hoja completa. Deberás tener en cuenta el tamaño de dicha agenda; puede tener las medidas de una cuartilla.
No vendría nada mal disponer de un apartado semanal, además del diario. En este puedes apuntar las citas con la empresa, clientes e, incluso, la reuniones familiares. Lo más aconsejable es saber intercalar el trabajo con la familia.
Cuando el trabajo absorbe demasiado tiempo en tu vida, con la agenda puedes ayudarte para administrarlo mejor. Así, la agenda, además de usarse en el área laboral, te será imprescindible para no perderte los eventos familiares. De este modo es como si tuvieras una secretaria que te avisa de cualquier tipo de cita.
Teniendo en cuenta lo anterior, una parte para guardar todos los contactos es algo imprescindible. Puedes separar los familiares de los compañeros de trabajo o clientes potenciales.
Como te dijimos antes, puedes disponer las notas en las páginas de los días o apuntarlas en otra sección. Hay agendas que mantienen una sección de notas aparte; esto te puede valer si no son fundamentales para tu trabajo.
Ventajas de utilizar una agenda en el trabajo
Las ventajas de usar una agenda de trabajo son muy claras. Desde el momento en que puedes gestionar tu tiempo, ya sales ganando.
Cuando no tienes el control sobre todas las labores diarias, corres el riesgo de olvidarte de lo importante. Esto suele pasar cuando eres tu propio jefe o manejas un área de la empresa. A veces terminas haciendo labores menos importantes, dejando a medias otras de mayor relevancia.
En una agenda de trabajo ya no dejarás nada por hacer. Podrás establecer tus prioridades, incluso ordenándolas mediante un horario. El orden es lo mejor que recibirás al agendar tus labores diarias.
Tampoco tendrás que perder el tiempo valioso junto a tu familia, si haces de tu agenda algo rutinario. Tenerlo todo apuntado implica un beneficio incluso para tu mente y tranquilidad. Podrás sentirte menos estresado al ir apuntando todo, manteniendo así tus pensamientos en orden. Como sabes que vas a estar pendiente de tu inseparable compañera, tu secretaria en forma de libreta, no habrá olvidos posibles.
Verás cómo te vuelves más disciplinado e, incluso, puedes aspirar a un ascenso si no eres tu propio jefe.
Trucos para gestionar mejor la agenda de trabajo
Ya te hemos adelantado algunos tips que puedes hacer para gestionar tu agenda de trabajo. Aparte de unir tus obligaciones laborales con tus responsabilidades familiares, debes mantenerte al día.
Elige la agenda que mejor se adapte a ti, es decir, una que sientas cómoda de utilizar. Puede ser estilo libreta, para mantenerla abierta siempre por el día en el que te encuentres. Si lo prefieres, utiliza un separador. Algunas vienen con uno incorporado, ya sea en tela o en forma de marcapáginas.
Puedes mantener tres secciones bien diferenciadas. Una para los días, otra para las semanas y eventos y una última para contactos. Elige tener siempre bien señalada la sección diaria, en donde tendrás detalladas las labores que realizar. El resto de las secciones pueden estar marcadas, por si necesitas consultar algo. Siempre puedes tener apuntados los eventos en la zona semanal y por jornadas, para asegurarte de que los vas a ver.
La mejor gestión se consigue si comienzas a considerar a tu agenda de trabajo como una parte de ti. Mirarla debe ser como quien mira su teléfono móvil o las redes sociales continuamente. Si eres de esas personas, hay una solución que será perfecta para ti: las aplicaciones con función de agenda.
Algunas ‘apps’ que se utilizan como agenda de trabajo
El teléfono móvil se ha convertido en una herramienta imprescindible en nuestro mundo actual. La mayoría de la gente lo considera como una parte de ellos mismos. Así, para los trabajadores, han surgido apps que han logrado facilitarles mucho las cosas. De esta forma, encuentras agendas electrónicas en tu teléfono, para que tengas todo a mano.
No hallarás mejor secretaria que tu móvil con agenda y avisos sonoros, recordándote las citas importantes. Este es un listado de aplicaciones, algunas de las cuales ya vienen incluidas en la memoria de fábrica del teléfono.
Algunas aplicaciones que te puedes encontrar en este sentido son:
- Evernote. Te ofrece la posibilidad de ir anotando todo lo que necesites. Puedes usar audios para tu mayor comodidad, con la seguridad de que permanecerán ahí. Si necesitas leer un documento online, podrás acceder a él de manera sencilla.
- Todoist. La facilidad de acceder a tus listas sin conexión o estar sincronizado a otros dispositivos es su gran ventaja.
- Toodledo. Agenda y recordatorio, ideal para ir superándote día a día.
Claves para crear una agenda de trabajo eficiente
La agenda se ha convertido en un elemento básico para los directores de empresas. Ellos son quienes se basan en una lista de tareas y objetivos para saber cuál es el camino que debe tomar una compañía. Por este motivo, la agenda de trabajo pasa a ser clave.
A continuación te dejamos algunas claves para crear una buena agenda empresarial:
Gestionar el tiempo
Como hemos mencionado anteriormente, la agenda sirve para organizar nuestro tiempo. En el caso empresarial, permite a los directivos priorizar algunos trabajos y restar urgencia a las tareas menos productivas.
Analizar objetivos
Para saber qué actividades debe darse prioridad, es necesario definir los objetivos que tiene la empresa. Con eso reduciremos tiempo de algunas tareas para avanzar en otras.
Señalar fechas importantes
Deben estar marcadas las fechas importantes en las que se tienen que presentar resultados de distintos proyectos. Si no hay unas fechas bien definidas, el resto de miembros de la empresa no tendrán un rumbo preciso y los resultados se verán afectados.
Unir equipos
Que los distintos equipos ponga en común sus propuestas sobre los proyectos agendados es muy importante. Esto contribuye a cohesionar y coordinar los distintos equipos de trabajo, viéndose reflejado en los resultados.
Atajar objetivos
En la agenda también deben reflejarse aquellas personas que se encargarán de los objetivos fijos mientras que otros deberán trabajar en imprevistos. Estos últimos requieren ser resueltos con rapidez para que los objetivos principales no se vean afectados.
Tener una agenda es muy necesario. Gana en disciplina y demuestra tu capacidad de trabajo.
