A grandes rasgos, un mapa de procesos es un tipo de diagrama que permite ver y conocer el conjunto de actividades que se realizan en una empresa. De esta manera, facilita una imagen unificada y sencilla de una compañía.
Si quieres saber cómo elaborar un mapa de procesos e implementarlo en tu empresa, sigue leyendo. Y recuerda que contamos con una amplia oferta formativa en administración y dirección de empresas que te puede interesar para tu futuro profesional.
¿Qué es un mapa de procesos?
Un mapa de procesos es una representación gráfica de las actividades, y sus fases, de una empresa. Cada uno de los procesos es el resultado de sumar las acciones y los recursos utilizados en ellos. Y todos estos elementos se reflejan en el mapa de manera interrelacionada. Así pues, un mapa de este tipo permite obtener una visión conjunta de todos los procesos que se realizan en una compañía.
Para que te hagas una idea, los procesos de una empresa se dividen en tres grandes grupos, y dentro de ellos se incluyen diferentes actividades. Estos son:
- Estratégicos. Se incluyen los pequeños procesos de planificación estratégica, gestión de alianzas, políticas empresariales y financieras.
- Operativos. Están relacionados con la gestión de compras y pedidos, recepción y control de productos
- De soporte. Son aquellos procesos relacionados con informática, formación de empleados, mantenimiento de las instalaciones y la reputación de la empresa.
Una vez que se conocen todos los procesos, se debe elaborar el mapa en el que figurarán todos unidos entre sí y representados gráficamente.
Ventajas de implementar un mapa de procesos
Este tipo de diagrama permiten definir correctamente y plasmar con precisión todos y cada uno de los procesos empresariales. Si está elaborado correctamente, aporta mucha información imprescindible para el desarrollo y productividad de una compañía.
A grandes rasgos, un mapa de procesos permite:
- Identificar mejoras y oportunidades para la compañía.
- Administrar recursos y actividades de forma eficiente.
- Identificar roles clave, así como definir responsabilidades y funciones de cada trabajador.
- Detectar necesidades actuales y futuras de los clientes.
- Mejorar la comunicación y flujo de información entre departamentos.
Pasos para elaborar un mapa de procesos
Para dibujar un mapa de procesos efectivo hay que considerar tres factores esenciales: clientes, procesos de transformación y resultados. Este debe leerse de izquierda a derecha.
Para hacer un mapa de procesos es necesario seguir una serie de métodos, siendo la metodología de la normativa ISO 9001:2015 de calidad la más común. Si es la primera vez que vas a elaborar un mapa de proceso, te recomendamos que te especialices en ello a través del máster en gestión de la calidad.
Así pues, para que sea comprensible y funcional, aquí te explicamos cómo elaborar un mapa de procesos paso a paso:
Identifica y determina las partes interesadas
En este primer paso debes definir cuáles son las partes interesadas en los procesos. No nos referimos solo a los clientes, sino también a los trabajadores, proveedores, accionistas, etc. Cuanto más compleja sea la actividad de una empresa y más recursos utilice, más agentes internos y externos estarán relacionados con ello.
Establece y delimita los procesos de la empresa
Como hemos explicado anteriormente, existen diferentes tipos de procesos. Estos están relacionados según el tipo de empresa y el sector al que se dedique, así como el producto o servicio que se ofrecen.
Por ejemplo, los procesos no serán los mismos en una startup que en una gran empresa. En compañías de ciertas dimensiones siempre habrá procesos estratégicos, operativos y de soporte.
Elabora el mapa
Una vez recopilada toda la información, dibuja el mapa e incluye todos los detalles. A mano izquierda deberás incluir las personas implicadas, en el centro, los procesos que se aplicarán, y a la derecha los resultados que se consiguen. La parte más importante del mapa es la central, donde se incluyen todos los procesos (dibujados de forma triangular, rectangular o circular) y la relación entre ellos.
