Los eventos empresariales cumplen varias funciones importantes tanto dentro de la institución como en su proyección en el entorno. Son una herramienta imprescindible para la comunicación tanto interna como con el exterior. Brindan un sinnúmero de oportunidades de crecimiento y permiten a tu empresa destacar sobre la competencia. Además, fidelizan a los clientes y constituyen un estímulo y una motivación para el conjunto de los empleados. Si quieres dedicarte a ello, te recomendamos estudiar el Máster en Protocolo y Organización de Eventos de Marketing y Comunicación.
Sigue leyendo porque te contamos todo lo que debes saber sobre el protocolo en eventos empresariales y cuáles son estos.
Índice de contenidos
El protocolo en eventos empresariales
Un aspecto imprescindible que siempre debes tomar en cuenta para el exitoso desarrollo de cualquier evento empresarial es el protocolo. Este es el conjunto de normas y procedimientos preestablecidos y convenidos para dar formalidad a las acciones y conductas de todas las personas que intervienen en un evento.
Desde otro punto de vista, el protocolo es la manera correcta de comunicar y hacer llegar los mensajes a todos. Además, define la forma que deben tomar las relaciones entre los diferentes actores.
Tipos de eventos empresariales
Estas actividades pueden clasificarse de varias maneras. Según sea su objetivo o el formato, verás que existen una gran variedad de ellos.
Eventos según el objetivo
De manera general puedes enfocarlos como internos o externos. Los primeros van dirigidos a las personas que forman parte de la empresa, como los accionistas o los empleados. Se orientan a la información compartida internamente, como valores, logros o nuevos campos de acción. También sirven para motivar y para brindar entrenamientos.
Los externos tienen relación con la imagen de la empresa o de la marca y su proyección en el entorno. Están orientados hacia los clientes actuales o potenciales, proveedores y medios de comunicación.
Eventos según el formato
Los principales tipos de evento según la forma y la dimensión pueden ser los siguientes.
Reuniones
Son grupos de dos o más personas, orientados a desarrollar una tarea específica. Sirven para comunicar información, buscar soluciones, plantear retos o desafíos. También son útiles para encontrar la mejor manera de afrontarlos, discutir opciones y decidir conductas.
Pueden ser tanto externos, si involucran a actores ajenos a la empresa, como internos. Los temas a tratar se ciñen por lo general a una agenda que ha sido previamente acordada y compartida.
Para este tipo de eventos una o dos azafatas se encargarán de orientar y recibir a los asistentes. También de entregar el material de apoyo, llevar la asistencia y dispensar atención durante el coffee break.
Juntas de accionistas
Son reuniones a las que están invitados todos los accionistas, cualquiera sea su tipo. Usualmente se brinda información sobre el estatus operativo y financiero de la empresa. También sirven para tomar decisiones en conjunto, que afectarán su futuro desarrollo. En los momentos en que sea pertinente se elegirá el Consejo de Administración.
Se trata de eventos internos que pueden adoptar un cariz muy formal o más relajado según la cultura corporativa. Dependiendo del número de asistentes, las azafatas guardarán proporción.
En general suelen ser necesarias en el punto de acceso, para recibir a los asistentes y entregar documentación. En el recinto orientarán en la colocación de los accionistas y para los ponentes se ocuparán de los rótulos de identificación, de los micrófonos, iluminación e hidratación.
Conferencias
Son eventos externos que suelen contar con gran afluencia de personas. A ellos asisten profesionales de sectores específicos con intereses comunes. Responden a una convocatoria ampliamente publicitada, que puede involucrar a las redes sociales.
En estos eventos se requiere de un número suficiente de azafatas bilingües. En estos deben recibir y orientar a los asistentes, dar información, asistir en la organización, entregar documentación y obsequios. También se encargan de imprimir las identificaciones o entregar los equipos para traducción simultánea. Además, es conveniente contar con azafatas de imagen para acompañar a las personalidades.
Seminarios
Su función es básicamente educativa y la asistencia no es muy elevada. Se busca aumentar el nivel de conocimiento general y motivar el debate. Por ello incorporan dinámicas de preguntas y respuestas y discusiones amplias en base a una agenda general. Es un evento externo que busca la interacción entre los asistentes. Por ello es muy importante es uso de identificaciones y la distribución del material de apoyo, así como la presencia de un panel de ponentes.
La función de las azafatas tendrá su espacio tanto en la atención, ya sea a los ponentes o los asistentes, la recepción, orientación y ubicación de todos. También fomentarán la interacción y se encargarán del control de asistencia y la entrega del material de apoyo.
Ferias
Se trata de grandes eventos externos, abiertos al público y muy publicitados. El objetivo es la exposición de los productos o servicios de la empresa y conseguir proyectarlos en el ámbito local, nacional o internacional. La convocatoria y la publicidad son muy importantes, así como contar con uno o varios stands muy bien ubicados y llamativos, con un diseño adecuado que les permita destacar.
Las azafatas especializadas en ferias se encargarán de la atención al público. Deben contar con una amplia información sobre los productos o servicios para poder hablar con propiedad sobre ellos. También tienen que responder las preguntas que se planteen para contribuir en la captación de potenciales clientes.
Actividades de team building
Son eventos internos de carácter deportivo o lúdico. Están destinados a fomentar la interacción, el compañerismo y la motivación. Su objetivo es crear o fortalecer los grupos de trabajo de la empresa.
Normalmente participan grupos pequeños de empleados. Estos se involucran en dinámicas preestablecidas diseñadas ex profeso para lograr determinados objetivos. Las azafatas intervendrán básicamente para asistir en la organización y para brindar orientación e información.
Ruedas de prensa
Son eventos externos cuyo objetivo es brindar información a través de los medios de comunicación. Las novedades que se desean comunicar pueden ser nuevos productos o servicios. También informes sobre gestión o presentar informes sobre un tema concreto. Usualmente intervienen los representantes de la empresa que brindan la información y responden las preguntas de los medios de comunicación.
Normas de protocolo en eventos
Los tipos de eventos marcan en gran medida el protocolo que se debe seguir en ellos. Aun así, todos los eventos se dividen en tres fases: organización previa al acto, el evento y el post-acto. Cada una de estas partes tiene sus propias normas a seguir, así que te las explicamos a continuación.
Organización del evento
Deben tenerse en cuenta el lugar y horario. Los eventos al aire libre son más informales, mientras que los de interior, como ferias o congresos, el protocolo es muy importante. El horario marcará el ritmo del evento, además de ser muy importante la puntualidad.
Por otro lado, se debe conocer el tipo de público que asistirá al acto. En los íntimos, la afluencia es menor a 20 personas y las invitaciones pueden hacerse por vía telefónica o una semana antes del acto. En los grandes eventos se debe enviar invitaciones con semanas de antelación.
También debe tenerse en cuenta el programa, que se diseñará teniendo en cuenta las personas que participarán y el tiempo por cada intervención. Finalmente, se debe gestionar el inventario con todos los elementos que serán necesarios.
Durante el evento
La persona responsable del evento es el anfitrión y es el encargado de dar la bienvenida y despedir a los asistentes. Los invitados tienen que estar convocados entorno a media hora y una hora antes del comienzo.
Si el acto incluye comidas, debe seguirse el protocolo pertinente: distribución de mesas y asignación de asientos en función de los rangos o cargos.
El post-acto
Al finalizar el evento, debe realizarse una acta pública hablando de las conclusiones de la jornada. También se tiene que enviar una nota de agradecimiento a los asistentes que han participado en el acto y plasmar en un dossier los resultados de la organización del evento.
Las azafatas en los eventos
Las azafatas tienen como tarea primordial la asistencia de los miembros en los eventos. Además, se encargan de entregar a los representantes de los medios de comunicación los kits informativos. Éstos constan de una nota de prensa e informaciones adicionales.
Para cualquier clase de eventos empresariales es muy importante que cuentes con la ayuda de azafatas, que han sido instruidas para cada función específica. Son una de las piezas clave para garantizar el éxito para el evento de tu empresa.
