La facturación es una de las acciones típicas de una empresa dedicada a intercambiar bienes o servicios. En cada factura emitida se refleja la información correspondiente a una compraventa en particular. Tanto los autónomos como las compañías deben dominar este tema a la perfección. De ello depende, en parte, el buen funcionamiento de un negocio y su futuro. Si quieres especializarte en facturación, no dudes en estudiar un curso auxiliar administrativo.
Sigue leyendo porque te contamos para qué sirve la facturación y los tipos de facturas que existen en España. También te decimos cómo hacer una factura paso a paso y que programas puedes utilizar para agilizar esta tarea.
¿Qué es y para qué sirve la facturación?
Ante todo, es preciso aclararte que toda empresa o trabajador por cuenta propia está obligado a emitir facturas. La facturación es un sistema de recopilación de datos sobre la venta de bienes o la prestación de servicios. Se lleva a cabo a través de la emisión de facturas.
¿Qué es una factura? Un documento comercial de validez legal que registra algunos datos fundamentales. ¿Cuáles? Fecha, identificación de comprador y vendedor (con su NIF) y detalle del bien vendido o el servicio prestado, entre otros. Es un documento mercantil que debe entregarse en el momento del intercambio comercial o antes del día 16 del siguiente mes, en el caso específico de empresarios.
¿Para qué sirve? Pues bien, para organizar los datos referidos al ingreso y egreso de dinero y de mercaderías. Y, por encima de ello, para justificar fiscalmente que determinada operación se realizó correctamente y dentro de los términos legales.
Tipos de facturas de curso legal en España
Existen varias clases de facturas en nuestro país. De acuerdo con su contenido, puedes utilizar:
- Ordinarias. Son las más utilizadas. Documentan una operación realizada.
- Rectificativas. Corrigen a las facturas ordinarias.
- Recapitulativas. Agrupan varias operaciones realizadas en el transcurso de un mes por un mismo comprador.
Tienes variantes de estos tres tipos: las copias y los duplicados de las facturas. Las primeras contienen los mismos datos que la factura original, pero con la especificación «Copia». La copia queda en manos del vendedor y la factura original en manos del comprador. Los duplicados también contienen la misma información de la factura de origen. Se utilizan para entregar a varios destinatarios o en caso de pérdida de la factura original.
Por otra parte, según el valor legal de las facturas, puedes emitir las facturas proforma. No tienen valor legal ni comercial. Se usan para informar a un cliente de la futura compra que realizará y a qué costes lo hará. Suelen tener un plazo máximo de validez.
A los tipos mencionados se suman las facturas completas y las facturas simplificadas. Dependen de los datos que se incluyan en ellas. Las completas cumplen con todos los requisitos señalados por la ley. Las simplificadas contienen menos datos y se pueden emitir siempre que el importe no supere los 400 euros (IVA incluido).
Por último, a las categorías mencionadas se añade la factura electrónica o e-factura. Se genera por medios electrónicos (no en papel) y esto te agiliza la gestión de facturación.
Datos que no pueden faltar en una factura
Hay una decena de datos que resultan indispensables para que tu factura se considere correcta y válida fiscalmente.
- Número de factura y, de poseerlo, número de serie. La numeración es correlativa. El número de serie suele dar cuenta del año de actividad del profesional o la empresa.
- Fecha.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
- NIF de quien vende un bien o presta un servicio, razón por la cual emite dicha factura.
- Domicilio del emisor y del destinatario.
- Detalle de la operación registrada. Importe total, precio unitario sin impuestos, descuentos o bonificaciones.
- El IVA y el porcentaje de retención en el IRPF si corresponde.
- La cuota tributaria correspondiente.
- El importe total que deberá pagar el destinatario de la factura y forma de pago.
- La fecha en la que se haya realizado la contraprestación o en la que se recibió por ella un anticipo de pago, cuando no coincida con la fecha de emisión de la factura.
Cómo hacer una factura paso a paso
Es un tema que preocupa especialmente a los emprendedores autónomos a la hora de iniciar su actividad. Existen diversos modos, todos correctos y fiscalmente válidos, de hacer una factura por la venta de un bien o la prestación de un servicio. En todos los casos debes incluir los 10 datos infaltables mencionados en el apartado anterior.
- Rellenar un formulario de factura en papel.
- Crear una factura en una plantilla (formato preestablecido) en un archivo Word o Excel. Hay diferentes modelos que puedes descargar de Internet, modificar y personalizar.
- Generar un documento de facturación con la ayuda de un software online. A esto nos referiremos a continuación.
Al calcular el impuesto al valor añadido que grava el consumo, deberás tener en cuenta de qué IVA se trata. El general es del 21 %, el reducido del 10 % y el superreducido del 4 %. Para casos especiales existe el exento, que es igual a 0 %.
Programas para hacer facturas
La gestión de la facturación se ha facilitado bastante en los últimos años gracias a los programas de gestión contable. Estos recursos te permiten ahorrar tiempo y dinero y acceder a los datos en tiempo real. Este software en línea ha llegado para suplantar, y superar, a las plantillas de facturas en Word o Excel o a los talonarios de facturas en papel.
Las principales ventajas que te aportan son:
• Ahorro. De tiempo, ya no es preciso el escaneo de facturas. Asimismo, permite ahorrar esfuerzos y, en definitiva, dinero.
• Reduce significativamente el número de errores humanos al crear facturas en un Excel, por ejemplo. Esas equivocaciones contablemente se pagan caro y suponen muchos dolores de cabeza.
• No requiere de espacio para archivar documentos contables.
• Evita la pérdida de datos. La información que permanece en un software en la nube y no se pierde.
Por internet puedes encontrar programas de facturación gratuitos que ofrecen distintas funciones. Algunos de ellos permiten crear facturas, imprimirlas, registrarlas o enviarlas por correo electrónico. Los 4 programas gratuitos más utilizados para facturar son:
- Contasimple Windows. Ideal para pymes y autónomos, este sencillo programa de contabilidad básica permite crear facturas a partir de plantillas. También puedes exportar la información y calcular impuestos, hacer presupuestos o albaranes.
- Debitoor. Este programa de facturación online permite crear facturas a partir de una plantilla y en diferentes divisas. Además, puedes hacer un seguimiento de las facturas pagadas, impagadas o vencidas.
- Express Invoice. Permite realizar informes, gestionar gastos y cobros y hacer un seguimiento de los clientes, proveedores e inventarios. Asimismo, permite enviar facturas desde la aplicación.
- Mgest. Este programa cuenta con una interfaz muy fácil de utilizar, personalizable y rápida.
Ahora que conoces algunas de las claves de la facturación, te animamos a incorporarlas y a emitir facturas sin errores. Esto repercutirá positivamente en tu productividad y contribuirá a agilizar procesos asociados a la contabilidad de tu negocio.
