El organigrama de una empresa es la base de cualquier negocio. Se trata de un esquema que representa gráficamente y de manera simplificada la estructura interna de una compañía. En él se especifican los niveles de jerarquía y las relaciones que hay entre los distintos departamentos. En resumen, un organigrama resulta una manera clara y fácil de organización. Además, el auxiliar administrativo deben entender este tipo de diagramas porque su trabajo se basa en la colaboración entre los departamentos de una empresa. Estudiar auxiliar administrativo es la clave para el desarrollo de sus tareas.
Sigue leyendo este post porque hoy te explicamos la importancia que tienen los organigramas empresariales. Además, te contamos sus pros y contras, cómo se clasifican y algunas herramientas para que puedas crear el tuyo.
La importancia del organigrama de una empresa
La organización de una empresa es clave para su funcionamiento. De ella depende el éxito de la compañía ya que está relacionada con su eficiencia y productividad. Por este motivo, es imprescindible que las empresas tengan su organigrama.
Estos diagramas ofrecen a los empleados una visión general y rápida de toda la compañía. Además, se les muestra el área donde se ubican. También quedan reflejadas las relaciones jerárquicas y las relaciones entre departamentos. Esto mejora la comunicación interna.
En definitiva, el organigrama de una empresa bien definido facilitará su gestión diaria y estratégica. Puede utilizarse en multinacionales, pymes o negocios unipersonales. En este último caso se definirá los roles que asume el empresario.
Ventajas y desventajas del organigrama de una empresa
El organigrama de una empresa debe ser flexible y tiene que poder adaptarse. Esto se debe a los cambios que se puedan producir en la empresa, afectando a la estrategia y organización. Así pues, las principales ventajas que ofrece un organigrama de una empresa son:
- Define objetivos
- Muestra la relación entre departamentos
- Facilita la supervisión
- Muestra los canales para ascender dentro de la empresa
- Divide y reparte el trabajo
Por el contrario, también presenta algunas desventajas:
- Debe actualizarse y adaptarse constantemente a los cambios.
- No define todos los canales de comunicación de una empresa.
- No refleja el factor humano.
Cómo debe ser un organigrama
Cometer errores a la hora de estructurar un organigrama es muy común. Determinar las áreas de trabajo y funciones no es sencillo. Así pues, un organigrama es necesario que sea:
- Sencillo. Cuanto más fácil de entender mejor. No es necesario que sea complejo y extenso.
- Preciso. Para establecer conexiones comunicativas todas las áreas deben de relacionarse entre ellas. Los conectores deben situarse estratégicamente en el organigrama.
- Uniforme. El diagrama empresarial debe facilitar su comprensión. Por eso tiene que mantenerse un equilibrio y no cargarlo de elementos gráficos.
- Accesible. El formato y estructura del esquema deben reflejar el objetivo general de la empresa.
- Actualizado. Para que un organigrama cometa su función, es necesario actualizarlo. Se recomienda colocar la fecha al pie de éste cada vez que se modifique.
Tipos de organigramas
Cada compañía crea su organigrama según sus necesidades o intereses. Aun así, existen hasta cinco categorías para clasificarlos. Pueden diferenciarse por su naturaleza, su finalidad, su ámbito, su contenido y su presentación.
Naturaleza
Dentro de este grupo se diferencian tres tipos. Los primeros son los microadministrativos, que corresponden a una sola compañía. En cambio, los macroadministrativos incluyen a más de una compañía. Un tercer tipo son los mesoadministrativos, que tienen en cuenta a una o más empresas de un mismo sector. Estos pueden utilizarse tanto en el sector público como privado.
Finalidad
Este grupo se divide en cuatro tipos. El primero es el informativo, diseñado para ofrecer información a los miembros de una empresa. El segundo es el analítico. Este refleja el análisis de determinados aspectos de organización, tales como los presupuestos, remuneraciones, etc. También hay los formales. Por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará de este tipo cuando haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. Por el contrario, los informales se consideran como tales cuando todavía no cuenta con su aprobación.
Ámbito
Se diferencian dos tipos: los generales y los específicos. Los primeros ofrecen información representativa según la magnitud y características de una empresa. Los específicos muestran información específica de un área de la compañía.
Contenido
Dentro de este grupo hay los organigramas integrales, que son similares a los generales. Representan gráficamente todos los departamentos de una empresa y sus relaciones jerárquicas. También hay los funcionales. Estos incluyen las funciones asignadas por cada departamento y las relaciones que hay entre ellos. Estos son muy útiles para reflejar la organización general. Por último, existen los organigramas de puestos, plazas y unidades. Se indican las plazas existentes o necesarias para cada departamento. También se pueden añadir los nombres de las personas que ocupan dichos puestos de trabajo.
Presentación
Este grupo se divide en cinco tipos. Los verticales indican los departamentos de arriba abajo, desgranando los niveles jerárquicos en forma escalonada. Después hay los horizontales, donde se despliegan los departamentos de izquierda a derecha. El director de la empresa queda a la izquierda del todo. Los niveles jerárquicos se ordenan en columnas y las relaciones entre departamentos se ordenan con líneas horizontales. El resultado de unir estos dos tipos es un organigrama mixto. Este se utiliza en empresas que cuentan con muchos departamentos en la base.
Por otro lado, los organigramas de bloque son una variante de los verticales. Integran más unidades de un departamento. También se reflejan las unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos. Por último se encuentran los circulares. El departamento de mayor jerarquía se ubica en el centro y está rodeado de más círculos que representan un nivel distinto de autoridad. Los departamentos que comparten jerarquía se ubican sobre el mismo círculo. Las relaciones jerárquicas están indicadas por líneas que unen las figuras.
Herramientas para crear un diagrama empresarial
Un esquema empresarial puede crearse a partir de soportes digitales o herramientas online, ya sean de pago o gratuitas.
Aprovechando que la mayoría de ordenadores tienen el Pack de Microsoft, podemos usar algunas de sus herramientas para generar un organigrama. Un ejemplo son el PowerPoint, Publisher y Microsoft Visio.
Si prefieres utilizar herramientas online, a continuación te explicamos algunas de ellas. Algunas de estas son gratuitas y colaborativas. En otras deberás registrarte o podrás guardar tus organigramas en la nube:
- LucidChart. Herramienta de colaboración a tiempo real y gratuita. Permite crear diagramas de flujo, mapas conceptuales y otros con un máximo de 60 elementos por cada uno. Esta aplicación esta basada en la nube y funciona en cualquier navegador.
- Creatly. Es un programa colaborativo para hacer organigramas y puede trabajarse online y offline. Tiene extensión en Chrome y se basa en la nube y en el escritorio. También permite publicar y compartir. Los plugins necesarios son Servidor FogBugz, Servidor de Confluencia y JIRA.
- Pidoco. Herramienta de colaboración online que permite crear todo tipo de diagramas, organigramas, wireframes para webs y prototipos de aplicaciones web y móbiles. Se puede exportar como .png, archivos vectoriales o HTML. Hay disponible una versión de prueba gratuita durante 30 días.
- Google Docs. Permite crear y compartir un proyecto online. Además puedes acceder a documentos desde cualquier lugar y de forma gratuita. Se puede exportar a a Microsoft Word, Formato OpenDocument, Formato de texto enriquecido, PDF, Texto sin formato, Página web y Publicación EPUB.
- Microsoft Visio. Aplicación de diagramas y gráficos vectoriales que pertenece a Microsoft Office. Es una herramienta web y se integra con Microsoft Excel, SQL Server, SQL Azure y SharePoint.
