Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de la empresa se generan una cantidad ingente de documento. Para su correcto almacenamiento entra en juego la gestión documental, siendo muy importante en muchas profesiones y empresas. Si quieres aprender a dominarlo, no dudes en estudiar secretaria.
A continuación te explicamos en qué consiste la gestión documental, para qué sirve y cuáles son sus ventajas.
Qué es la gestión documental
La gestión documental es el proceso y conjunto de normas que se aplican para categorizar y almacenar todos los documentos que se generan en una organización. Es decir, se trata de gestionar y archivar los diferentes documentos que realiza y recibe una empresa a lo largo de su vida.
Los cambios experimentados por esta disciplina
Se trata de un concepto que en sus inicios se realizaba de una manera física en grandes espacios de almacenaje de archivos. La llegada de la informática ha cambiado esa manera reorganizando los documentos a archivos electrónicos e incluso al almacenaje en la nube.
En muchas ocasiones conviven elementos físicos y digitales por lo que las empresas se ven en la obligación de encontrar nuevas formas de llevar a cabo la gestión documental. Conocer este proceso te permitirá estar preparado para desarrollar una labor fundamental en cualquier organización.
Para qué sirve la gestión documental
El archivado de documentos tiene una finalidad más allá de ordenar los diferentes documentos con los que cuenta la empresa. Tener una gestión de documentación eficiente tiene un objetivo y una finalidad que se identifica en los siguientes puntos.
Conservación de documentos valiosos
Es una de sus funciones principales, identificar y mantener los documentos que resultan imprescindibles para la compañía. Se deben salvaguardar de la manera correcta y asegurar su permanencia en el tiempo.
Recuperar información
Poder recuperar información de transacciones anteriores de la empresa es fundamental para seguir un criterio posterior y poder evaluar su éxito. Conocer el pasado y tenerlo documentado ayuda a mejorar el futuro.
Definir tiempos de guardado
Al igual que resulta importante la conservación de determinados documentos se debe fijar el tiempo por los que otros resultan prescindibles. No es necesario almacenarlo todo por un tiempo indefinido.
Eliminación de archivos
Conocer la manera y la forma en la que se deben destruir los archivos obsoletos es parte de esta disciplina. Es importante saber que documentos resultan ya irrelevantes y por lo tanto pueden ser eliminados.
Ventajas y desventajas
Contar en las empresas con un sistema de gestión documental conlleva diferentes beneficios e inconvenientes. Cada empresa tiene una realidad, un tamaño y una manera de funcionar, es necesario conocer ambas partes antes de implantarlo.
Ventajas
Entre las diferentes ventajas con las que cuentan este tipo de sistemas te vamos a hablar de las siguientes:
- Rapidez y sencillez. Gracias a ellos los archivos se almacenan de manera que consultarlos es sencillo. La información fluye de una manera rápida entre los diferentes miembros de la organización. Pero lo más importante es que los documentos se encuentran con facilidad.
- Ahorro. Apostar por la gestión informática de documentos permite conseguir un ahorro en material y espacio, es decir un ahorro económico.
- Seguro y fiable. No tener documentos duplicados, garantizar la seguridad de los realmente importantes forma parte de esta especialidad.
Desventajas
Por el contrario también cuentan con una serie de desventajas que pueden implicar que no seas la mejor opción para la empresa:
- Coste inicial. Implantar un sistema electrónico de este tipo implica un gran desembolso inicial que a la compañía le puede costar asumir.
- Seguridad. Los espacios de almacenaje tanto físicos como virtuales son susceptibles de ser atacados. Siempre va a suponer un riesgo almacenar la información.
- Copias. No contar con una copia de seguridad es un error. Si se destruye un archivo se eliminan las posibilidades de recuperarlo
- Leyes. Existen una gran variedad de leyes que asegurar la protección o el manejo de determinados datos. Es importante conocerlas para no incurrir en algún tipo de falta.
Tipos de sistemas de archivado de documentos
En la actualidad podemos clasificar los sistemas de gestión documental de diferentes maneras. Cada una de ellas obedece a un criterio distinto y cuenta con diferentes tipos. Conocerlos puede aportar más información acerca del que debes elegir.
Existe una primera forma de clasificarlos que ha quedado obsoleta, se trataba del lugar donde se almacenaban:
- Físico. En formato de papel y en un almacén.
- Digital. El formato es electrónico y en un servidor.
- Híbrido. Una combinación de los dos anteriores.
En la actualidad esta clasificación se encuentra desfasada ya que el almacenaje es prácticamente siempre digital. En función de cómo se aplica se pueden distinguir al menos tres criterios.
Almacén
Hace referencia al lugar donde se ubican los archivos digitales. Puede ser en un servidor local, que están instalados en la propia empresa. La otra opción es en la nube. La documentación se almacena en un servidor ajeno a la empresa. Por norma general propiedad del proveedor.
Cifrado
Se trata del estado de los documentos en el servidor. Los cifrados se encuentran encriptados. Los no cifrado, aunque se requiera un acceso el documento no cuenta con un cifrado extra.
Formato
En función del tipo de formato en el que se almacenen. En este caso no se puede realizar una diferenciación clara, existen un gran número de opciones y combinaciones entre ellas. Pero podríamos distinguir dos grandes grupos: modificables y no modificables. Los primeros, pese a estar almacenados se pueden realizar cambios y modificaciones. Como su nombre indica, los segundos son fijos y no se pueden cambiar.
Ejemplos de sistemas destinados al archivado de documentos
En el mercado existen una gran variedad de programas dedicados a la gestión y organización de documentos. Cada uno de ellos se adapta mejor a una empresa determinada en función de su tamaño, sector o método de trabajo.
Este tipo de programas también son conocidos como ECM (Enterprise Content Management) y forman parte de la actualidad empresarial. Estos son algunos ejemplos de este tipo de softwares, pero no los únicos:
- Alfresco
- Google Apps for Work
- Microsoft Office 365
- OpenText Content Suite
- Documentum
Consejos para mejorar la gestión documental de tu empresa
La mala gestión de la documentación empresarial puede tener consecuencias graves. Por ello, muchas empresas optan por soluciones eficientes y digitalizadas. La clave está en ahorrar esfuerzo y tiempo. Por este motivo, aquí te dejamos algunos consejos para que puedas poner orden a los archivos de tu empresa:
- Digitaliza documentos. Transformar la información de papel a formato electrónico mejora la recuperación, búsqueda e información de esta.
- Centraliza el contenido corporativo. Ubicar la información en un mismo punto unifica toda la documentación. Esto evita la duplicación de archivos e incrementa la accesibilidad a estos.
- Clasifica los archivos. Categorizar los documentos y clasificarlos mediante un sistema digitalizado es un método eficiente.
- Utiliza Metadatos. Los metadatos sirven para estructurar la información y optimizar la documentación. Esto se debe a que describen el contenido de los archivos y agiliza la localización de documentos.
- Utiliza modelos de documentos. El uso de modelos de documentos provoca que gastemos menos tiempo en elaborarlos y, por tanto, se acelera el proceso de gestionar la documentación.
Contar con una buena gestión documental es fundamental para cualquier organización. La formación en ella te ayudará a posicionarte en el mercado laboral. Conocer el funcionamiento de los sistemas de archivo es una parte fundamental de la formación.
