Un albarán no es más que un documento que se usa en el ámbito mercantil. Si quieres aprender hacer albaranes y dominar todo lo relacionado con los documentos administrativos, no dudes en elegir estudios para ser recepcionista. ¿Quieres saber para qué sirve y cuál es su función en una transacción de compraventa? Te lo explicamos.
¿Qué es un albarán?
Es simplemente un documento mercantil que acredita que un pedido ha sido entregado o que se ha prestado algún tipo de servicio. No es un documento que se tenga que entregar obligatoriamente, pero su uso es muy recomendable para comprobar que una compraventa se ha realizado correctamente. Cuando se ha hecho entrega de una mercancía, el receptor debe firmarlo para que así quede constancia de que no hay ningún percance en la recepción. Es recomendable comprobar el estado y el número de unidades de la mercancía antes de firmar cualquier documento.
Por norma general, se realizan tres copias de cada albarán: una para el vendedor, que debe ser firmada cuando el producto ya está en su poder; otra para el transportista, que es quien realiza la transacción, y una tercera para el comprador.
¿Para qué sirve y cuándo se utiliza?
Un albarán es, por encima de todo, una prueba documental de la entrega de uno o varios productos, y se recomienda su uso en todas las operaciones de este tipo.
La copia del vendedor, firmada por el receptor, sirve para tener constancia de que el cliente tiene la compra en su poder y todo está conforme. La copia del cliente sirve para comprobar que lo que se ha pedido y lo que se ha recibido concuerda. En el caso de la copia que se queda la empresa encargada de realizar el transporte, este documento cobra mucha importancia. La firma del receptor y los datos que incluye exime de responsabilidades y reclamaciones al transportista una vez finalizada la operación de compraventa.
Este documento tiene otras dos funciones. La primera es que cuando el emisor ya tiene el albarán firmado, en el que consta que la mercancía ha sido recibida por el comprador, podrá emitir otro documento mercantil que recoge el derecho de pago: la factura. La segunda función es que, gracias a la existencia de los albaranes, el comprador puede revisar y gestionar correctamente la entrega de la mercadería solicitada y controlar sus flujos.
¿Qué datos incluye?
Si has realizado una venta y tienes que emitir un albarán, en él deben figurar los siguientes datos:
- El lugar y la fecha de emisión del documento.
- El código o número que se le da a cada albarán.
- Tus datos fiscales, como vendedor, y también los de la persona o entidad que ha realizado la compra: CIF o NIF, nombre y apellidos o razón social, dirección y teléfono de contacto.
- Fecha de la entrega.
- Lugar en el que se debe entregar la compra. A veces la dirección coincide con la del comprador, pero hay casos en los que no lo es. Comprueba este dato siempre con el cliente.
- La firma del cliente y, si es una empresa, también el sello.
- Descripción del producto, es decir, los diferentes códigos y cuantas unidades se han enviado de cada producto. Esto ayudará a tu cliente a comprobar que todo está correcto.
Todos estos justificantes tienen que estar vinculados a un número de pedido u orden, y, si lo consideras necesario, incluye la vía por la que se va a realizar la entrega. Si lo consideras necesario, puedes incluir observaciones, como pueden ser el número de pedido del cliente u otros datos que puedas considerar de interés.
Tipos de albaranes
En los elementos que deben figurar en este justificante, es posible que notes la ausencia del precio del producto. Esto es debido a que en algunos figura este dato y en otros no, ya que hay dos tipos de documentos.
En un albarán valorado figura lo que cuesta cada unidad de producto, además del precio total de compra, especificando el IVA por separado. No tiene por qué ir acompañado de factura.
En cambio, en un albarán sin valorar no figura ninguno de los importes mencionados, ya que posteriormente se enviará la factura que es el documento contable y con valor tributario.
Cuándo utilizar cada tipo de albarán
El uso de un albarán valorado o sin valorar está relacionado con la política de facturación de la empresa.
Si la facturación se hace en periodo de tiempos distintos al de la recepción de la mercancía, el albarán más usado acostumbra a ser el valorado. En cambio, si la entrega del albarán se acompaña de una factura, éste será sin valorar.
También se puede utilizar un albarán no valorado cuando el receptor es un tercero ajeno al comprador o vendedor y que no deba ver el valor de la transacción por cuestiones comerciales.
Albaranes y legalidad
Aunque este tipo de justificante no sea un documento obligatorio ni cuente a nivel tributario, tiene implicaciones de carácter legal y comercial. Una vez firmado por el comprador, sirve como garantía de que ésta se ha entregado correctamente y de que se encuentra en buen estado. Si el paquete no contiene lo que se ha pedido o la mercancía se encuentra en mal estado, gracias a él, el cliente tiene 30 días para reclamar si los daños no han sido ocasionados por el transporte. En el caso de que tu no hayas emitido el documento o tu cliente no lo haya firmado, no tiene derecho a reclamación.
Además, el pago de la factura no se puede demorar más de 60 días después de la entrega del pedido, y eso se puede demostrar, en parte, gracias a la existencia de los albaranes.
¿Cuál es la diferencia entre albarán y factura?
No debes confundir estos documentos. La existencia de uno de ellos no substituye al otro aunque la información que contengan sea similar e, incluso, igual. Es importante que sepas que su función es diferente.
La mayor diferencia, es que el albarán no es obligatorio cuando se da una transacción comercial y tampoco tiene ningún tipo de función tributaria. En cambio, la factura es obligatoria y, además, tiene una función tributaria, ya que es el documento que justifica que una mercancía ha sido abonada. Tiene tanto valor tributario como valor fiscal.
Por ello, es imprescindible que si, como vendedor, tienes que emitir una factura, incluyas los siguientes elementos:
- Tus datos fiscales y los datos fiscales de quien te compra el producto. Esto es, NIF o CIF, nombre y apellidos o razón social, dirección y número de teléfono.
- La cantidad de producto o de servicio que ha adquirido tu cliente.
- El IVA que se ha aplicado en la operación. Es imprescindible que este dato se refleje en cada factura, ya que el reglamento del IRPF y Sociedades no te admitirá ningún otro justificante.
