En toda empresa, oficina o institución pública o privada se manejan documentos administrativos. Estos son muy variados y diferentes entre sí, ya que varían en su estructura o su finalidad. Eso sí, la función es la misma para todos: comunicar y dejar constancia. Los documentos garantizan la conservación de todas las actuaciones y demostrar su existencia. Es decir, se deja por escrito todo aquello hablado o pactado. Además, este tipo de archivos sirven como medio de comunicación interna o externa. Los estudios para ser recepcionista te preparan para saber manejar documentos de este tipo.
Sigue leyendo porque te contamos los tipos de documentos administrativos que existen y la importancia que tienen en un despacho de abogados. Además, te explicamos las funciones y perfil que debe cumplir un recepcionista en este tipo de oficinas. 
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Tipos de documentos administrativos que existen
Como hemos mencionado anteriormente, los documentos administrativos son muy variados. Aún así, hay algunos que son los más utilizados en los distintos sectores de la sociedad.
A continuación te resumimos los documentos de gestión más utilizados en el sector público y privado:
- Instancia o solicitud. La instancia es un documento que utilizan las empresas o los particulares para requerir algo de los organismos públicos. Estos organismos habilitan normalmente los modelos impresos que se necesitan para la presentación de instancias.
- Certificado. Es un tipo de documento que se utiliza para confirmar o dar fe de un determinado hecho. Por ejemplo, se suelen pedir en las entrevistas de trabajo para constatar tu formación y experiencia.
- Acta. El acta es un texto que agrupa los puntos tratados y los acuerdos que se han tomado en una reunión de un órgano colegiado o asamblea para que tengan validez. Estas pueden ser, por ejemplo, las reuniones de un Parlamento, comunidad de vecinos, Ayuntamiento, etc. El acta debe ser aprobada por la mayoría de los asistentes. Si existe algún desacuerdo, se detalla en una diligencia. Son muy comunes las actas notariales.
- Circular. Es una carta, aviso u orden mediante el que una autoridad se dirige a órganos inferiores para trasladarles una instrucción. La circular debe ser sencilla y breve.
- Oficio. Se utiliza para la comunicación entre diferentes departamentos o administraciones. Si los departamentos forman parte de la misma entidad u órgano, éste tendría el nombre de nota interior.
- Saluda. Es un escrito en el cual una persona que ocupa un cierto cargo, comunica un cambio o un aviso. Siempre se hace de forma breve. No requiere alguna acción por parte de quienes lo reciben, es meramente informativo.
- Declaración Jurada. Es una declaración escrita o verbal cuya veracidad se asegura mediante un juramento ante una autoridad administrativa o jurídica. Esto hace que el contenido se tome como cierto hasta que se demuestre lo contrario.
- Currículum vitae. Es un documento en el cual se enumera la formación, las habilidades y la experiencia laboral de una persona con el fin de conseguir u optar a un trabajo.
- Carta comercial. Es un documento formal que se hace con el objetivo de mantener comunicación con otros comercios o empresas. Se utiliza para realizar, por ejemplo, estrategias de marketing o campañas de publicidad conjuntas.
- Informe. Este puede ser oral o escrito e informa sobre el estado de una cosa o persona, o sobre un hecho en particular. Puede ser un informe comercial, policial, médico, etc.
- Poder. Documento en el que se constata la cesión de la capacidad que da una persona a otra para que pueda actuar en su nombre. El que da el poder se llama poderdante y el que lo recibe tiene el nombre de apoderado.
Los documentos administrativos en un despacho de abogados
Después de detallar cada tipo de documento administrativo que existe, vamos a centrarnos en los que se utilizan con normalidad en un despacho de abogados. Escribir documentos legales requiere de mucha precisión del lenguaje y dominio de las leyes. Este tipo de documentos pueden abarcar peticiones judiciales, proyectos de ley, documentos transaccionales o algunas peticiones administrativas.
Aquí te dejamos los archivos que habitualmente son redactados por un abogado:
- Actas de constitución de empresas u organizaciones
- Sociedades mercantiles
- Sociedades civiles
- Venta de inmuebles
- Firmas personales
- Arrendamientos
- Permutas
- Testamentos
- Poderes
- Donaciones
- Solicitudes
- Autorizaciones
Las funciones del recepcionista en un despacho de abogados
En un despacho de abogados, el secretario o recepcionista dan apoyo administrativo muy especializado al personal profesional. Sus funciones son muy variadas, desde la atención al cliente hasta la redacción de archivos legales. Entre las tareas más comunes de este puesto, destacamos:
- Preparación de documentos de texto y de procesos judiciales.
- Gestión de la correspondencia.
- Organización de la agenda del despacho: programación de citas para los abogados y ejecutivos legales.
- Atención telefónica y trato con clientes y visitantes que van a la oficina.
- Preparar y mantener registros de los costes legales.
- Redacción de documentos legales, formularios y cartas en el ordenador. Pueden escribirlos a partir de un borrador o transcribir el dictado de plena voz o incluso de un audio grabado.
- Preparación de diversos documentos e impresos. Estos pueden ser estados de cuentas, facturas, arrendamientos, notas informativas, testamentos, contratos de trabajo de propiedad y gestiones de separación y divorcios.
- De vez en cuando, deben asistir a reuniones o a audiencias judiciales acompañando a los abogados para tomar las notas oportunas.
El trabajo varía si es una empresa pequeña o si es un gran despacho de abogados. En los despachos pequeños, los secretarios consiguen una amplia experiencia en diversas áreas del derecho, mientras que en una empresa grande se suelen especializar en una sola área.
En definitiva, elaboran gran parte del trabajo administrativo del funcionamiento de un despacho, convirtiéndose en una parte importante de la organización.
El perfil del recepcionista
El recepcionista de un despacho de abogados debe cumplir con un perfil concreto. Debe contar con grandes habilidades con el procesado de textos, gran velocidad y precisión en mecanografía y en transcripción de audios. Ha de ser una persona muy organizada, responsable y metódica. También debe tener gran capacidad de concentración y fijarse mucho en los detalles. En su puesto de trabajo se valora poder trabajar bajo presión y saber gestionar gran carga de trabajo de forma eficiente.
Debe contar con un gran conocimiento del lenguaje, debido a que un simple error ortográfico o gramatical podría modificar el sentido de los documentos legales. Tener un trato amable con los clientes y discreción en todo momento. La confidencialidad es muy importante debido a que tendrás acceso a muchos datos personales de los clientes. También debe tener interés por los aspectos legales y terminología legal.
En aspectos más técnicos, debe saber utilizar el correo electrónico, bases de datos y hojas de datos. En algunos casos se requieren conocimientos de fiscalidad, finanzas, contabilidad impuestos, etc.
Los trabajos de recepcionista o asistente en un despacho de abogados están siempre muy demandados. Es por ello que la formación es imprescindible para poder acceder a uno de esos puestos. El perfil se determina principalmente por ser una persona con gran capacidad para el orden, sabiendo gestionar varias cosas a la vez, y añadiendo buenas habilidades comunicativas, con estas cualidades sabrás desempeñar las funciones demandadas a la perfección.
Habilidades de un recepcionista
El recepcionista de cualquier empresa o institución debe contar con unas habilidades profesionales y personales muy definidas. Por ejemplo, debe contar con habilidades de organización y gestión del tiempo, ya que de ello dependerá la mayor parte de su trabajo. Deben saber comunicarse de manera efectiva, ya sea a través del teléfono, por el correo o en persona. También deben contar con habilidades administrativas básicas, sabiendo gestionar las existencias de material de oficina, por ejemplo. Finalmente, también debe contar con habilidades lingüísticas.
