La gestión de stock es uno de los elementos cruciales para tener éxito en el sector de la logística empresarial. ¿Por qué es tan relevante una gestión eficaz? Ten en cuenta que tanto tus ganancias como tus pérdidas pueden relacionarse con una adecuada administración de las existencias. Por este motivo, vamos a aclarar los puntos más relevantes sobre el stock y su gestión. Si te interesa el sector logístico, echa un vistazo a nuestro Máster en Compras y Aprovisionamiento + Jefe de Compras.
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¿Qué es el stock?
Para poder ser precisos te definiremos primero qué es el stock. Este es un término anglosajón para referirse a las existencias, es decir, a las mercancías que tienes en tu empresa destinadas a su venta pero que están almacenadas.
Como imaginarás la gestión de stock incluye varios procesos. Estos son muy importantes para que tus mercancías tengan una adecuada salida al mercado. Es importante tener en cuenta los diferentes tipos de mercancías, cómo se gestionan, sus costos y los modelos a seguir en su gestión.
Tipos de stock que hay
Vamos a ofrecerte tres grandes bloques en los que se dividen los tipos de stock. Es decir, debes alcanzar la mejor gestión con el mínimo costo. Pero, además, tu eficacia mejorará la imagen de tu empresa porque todo va a fluir de forma que tus clientes estén satisfechos.
Stocks clasificados según su función
Vamos a incluir aquellas mercancías según qué papel juegan dentro de tu empresa:
- Stock de seguridad. Es el que tienes preparado por si se dan circunstancias extraordinarias. Por ejemplo, una subida de pedidos fuera de lo habitual.
- Stock de alerta. Este te avisa de que hay que reponer. Es una cifra por debajo de la cual te quedarías sin poder atender la demanda de tu empresa.
- Stock estacional. Te ayuda a anticiparte en aquellas épocas del año en las que aumenta tu actividad. Por ejemplo, en navidades, verano o campañas determinadas.
- Stock inactivo. Es el de aquellas mercancías obsoletas o inmovilizadas. Estas ya no se van a vender ni a entregar a los clientes.
- Stock en tránsito. Son las mercancías que están presentes en el proceso de producción o se están comercializando. Por ejemplo, las que están en curso de entrega, de embalaje o de fabricación.
- Stock especulativo. Este resulta de compras que vas a hacer cuando quieres aprovechas ciertos descuentos o precios bajos. Sobre todo, si tu proveedor va a subir los precios de esos productos.
Stocks clasificados según su fecha de caducidad
La fecha de caducidad es muy relevante en cierto tipo de mercancías, ya que pasada esta puede ser un producto que genere pérdidas. El Stock perecedero es el que incluye a las mercancías que se deterioran pasado el tiempo. Mientras que el Stock no perecedero es el que no tiene una fecha de caducidad o es un producto que no se deteriora con el paso del tiempo.
Cuando una mercancía tiene fecha de caducidad debe almacenarse de una forma concreta, puesto que es perecedera. En este caso la gestión del stock puede ser de tres tipos.
Stock de mercancías perecederas
Es importante que distingas tres tipos de stock cuando este tiene una fecha límite de caducidad:
- Stock óptimo. Es el que alcanza el equilibrio justo entre demanda y costes de mantenimiento. Con este tipo de stock vas a lograr evitar que se produzca un exceso de almacenamiento. Por tanto, debes calcular la cantidad exacta de mercancías de este tipo que necesitas.
- Stock físico. Es el que contabiliza las referencias físicas de mercancías disponibles en el almacén.
- Stock neto. Este se contabiliza como físico sin contar con los pedidos de los clientes.
- Stock disponible. Es el que suma el stock neto más los pedidos enviados por tus proveedores que todavía no haya recibido.
- Stock mínimo. Es la cantidad mínima de mercancías que siempre deberías tener en tu almacén. Cuando llegues a ese mínimo has de pedir mercancía de repuesto.
- Stock máximo. A diferencia del anterior, es el que la cantidad máxima de almacenamiento en mercancías que no debes superar. Y es particular para cada tipo de productos. Dependerá de las necesidades de tu empresa.
La decisión de qué tipo de categorías debes usar depende del sector al que se dedique tu empresa.
Cómo hacer la gestión de stock de tu empresa
Lo importante es que tengas en cuenta el tiempo y el rendimiento ajustándolos al máximo. Así, la mercancía la puedes gestionar eficazmente de dos formas generales.
Organización ABC
De esta forma, la gestión la organizas por grupos:
A- Grupo de mayor demanda y salida. Deben estar situados en un espacio de fácil acceso y manipulación.
B- Grupo de productos de menor demanda que los anteriores. Localízalos en una zona algo más alejada del almacén.
C- Los que menos demanda tienen. Colócalos en la zona más alejada para evitar que interfieran en el flujo diario del almacén. Además, así no se verán alterados.
Optimización del almacenaje según el producto
Utiliza estanterías y zonas de almacenaje para productos ligeros, semipesados o pesados diferentes y también según el tipo de producto. Hay algunos que pueden estar juntos: por ejemplo, papelería, mientras otros deben separarse.
Los costes del almacenamiento
Estos los podemos clasificar según sean de tipo financiero, de gestión o de operación:
- Costes debido a infraestructura financiera como amortización del edificio en el que se almacenan las mercancías, las instalaciones no operativas, los seguros y los impuestos.
- Costes debidos a la gestión del personal indirecto, material de oficina, teléfono agua y electricidad.
- Costes de operación que son los debidos a tu personal, materiales que necesitan para su actividad, amortización de los mismos, mantenimiento de los equipos y de los stocks.
Modelos de gestión de stock
Debes escoger un modelo de gestión con las entradas y salidas que más se ajusten a tu empresa. Hay dos tipos:
- LIFO. Significa que el último en entrar sale primero. Es un sistema que se emplea en empresas donde las mercancías deben salir rápido a petición de los clientes.
- FIFO. Para productos perecederos. Es decir, el primer producto que entra es el primero en salir. Se tienen, por tanto, en cuenta las fechas de caducidad y evitas pérdida de productos por tenerlos demasiado tiempo en el almacén.
En definitiva, para que logres el máximo de eficacia en toda la gestión de stock debes de coordinar todos los procesos que forman parte del mismo. Por eso, en ocasiones, es necesario incorporar la figura de un administrador (supply chain management) de toda esta cadena ya que obtendrás una gestión eficaz con el mínimo coste.
