En todas las oficinas, sea cual sea el trabajo que se desempeñe, es necesaria la figura del auxiliar administrativo. Estas personas cumplen una serie de trabajos y objetivos. El perfil de un auxiliar administrativo es muy concreto y realiza las mismas funciones para diferentes tipos de empresa. Es un trabajo que requiere ciertas habilidades matemáticas, de escritura y sobre todo de gestión del tiempo. Las cualidades personales y profesionales del auxiliar también se ponen de manifiesto en su trabajo. Por ello, estudiar auxiliar administrativo es muy importante para obtener las aptitudes profesionales necesarias.
Sigue leyendo porque te explicamos en qué consisten las tareas del auxiliar administrativo. También te contamos cuál debe ser su perfil y habilidades personales y profesionales.
El trabajo de un auxiliar administrativo
Los auxiliares administrativos se encargan normalmente de mantener el funcionamiento operativo de una oficina. No importa demasiado el tipo de negocio del que se trate. Sus funciones están enfocadas al desarrollo de la propia oficina, no del trabajo específico que se realice. De esta manera, un auxiliar administrativo puede estar trabajando en un bufete de abogados o en una empresa multinacional.
Principalmente trabaja con la propia información que se genera en el negocio. Bien sea actualizándola cuando es necesario, almacenándola o buscándola si se le requiere. El tratamiento de textos o la atención telefónica, tanto de clientes como de otras cuestiones, entran dentro de las funciones que debe realizar a diario.
Dentro de las funciones de gestión de la oficina se encargará en especial de gestionar el correo postal y electrónico que llegue. Es decir, no el de las personas que trabajen en dicha oficina, sino del que llegue de forma genérica.
¿Cuál es el perfil de un auxiliar administrativo?
El auxiliar en administración debe cumplir varias cualidades, todas ellas centradas en saber tratar con diferentes personas en distintos momentos. Es decir, saber manejar resortes de comunicación eficaz y tener suficiente empatía para realizar intercambios comunicativos con clientes, visitantes o cualquier persona con la que trate. Algunas de las cualidades más buscadas dentro del perfil de un auxiliar administrativo son ser una persona extrovertida, correcta y cordial.
Cualidades personales
Este tipo de empleo requiere que la persona que lo desempeñe sea responsable en su trabajo. Debe llevar a cabo tareas en un tiempo determinado y tener al día la agenda. Este punto es de especial relevancia si se trata de una oficina comercial que trabaje con clientes. El auxiliar debe tener en cuenta reuniones empresariales y proyectos. También ajustar el calendario y la agenda diaria de los trabajadores para reunirse con sus clientes.
Dentro del perfil de un auxiliar administrativo se consideran muy importantes las habilidades de comunicación. Bien sea de cara al público en cuanto a atender visitas o bien la efectiva comunicación con el resto de empleados de la oficina para transmitirles información relevante para sus labores.
La capacidad de orden, la comunicación y la educación son elementos clave en este puesto de trabajo. También han de tenerse en cuenta otros aspectos como la capacidad de guardar información confidencial, tener iniciativa, ser preciso y saber cómo trabajar en equipo.
Cualidades profesionales
En cuanto a las cualidades puramente profesionales, podemos destacar las habilidades de contabilidad y el manejo de números, ya que esta puede ser una de sus funciones. Además, deberá dominar programas de procesamiento de textos de diferentes tipos (desde textos sencillos hasta tablas o funciones).
Profesionalmente, el auxiliar ha de estar al día de todos los procesos vinculados a las Administraciones públicas, siempre y cuando la oficina o departamento en cuestión tenga relación con ellas. Esto quiere decir que debe saber cómo acceder a dicha información y cada cuánto tiempo ha de consultarla.
Tareas que desempeña un auxiliar
Las tareas que suele desempeñar a diario un auxiliar administrativo pueden englobarse en los siguientes ámbitos:
- Atender llamadas telefónicas. También se encarga de pasar las llamadas al trabajador adecuado.
- Atender a las visitas. Atiende a las personas que llegan a la oficina o empresa y resuelve sus dudas.
- Recibir y guardar documentos. Se encarga de recibir documentación y verificar que han sido aceptados. También los revisa y guarda.
- Realizar cálculos. Debe gestionar facturas y pedidos. También sueldos de trabajadores, deducción de impuestos y cotizaciones.
- Gestionar la agenda. Tiene que apuntar en ella todas las reuniones, citas y llamadas que hacer. Por ello que la organización es muy importante.
- Tramitar expedientes y procesos administrativos.
- Manejar material informático y programas con los que trabajará.
La gran motivación que tienen muchos a la hora de escoger este trabajo es la gran oferta de empleo que hay. Además, el sueldo de un auxiliar administrativo está ligado a la estabilidad profesional que ofrece el sector.
Formación y trabajo como auxiliar administrativo
Para conseguir lograr el perfil de un auxiliar administrativo en plenitud tienes varias vías. Una de ellas es el estudio de un ciclo formativo superior, una formación profesional que tenga que ver con la gestión empresarial y la administración.
Otra forma por la que puedes obtener la cualificación es estudiando una carrera de economía o mercado. Has de tener en cuenta que estas carreras no van destinadas exactamente a ser auxiliar. No obstante, estos conocimientos, combinados con un curso de administración, pueden servirte para alcanzar la formación necesaria como auxiliar.
En cuanto a los puestos de trabajo, los auxiliares pueden trabajar en el ámbito público y en el privado. Existen oposiciones para ser auxiliar administrativo del Estado y de otras Administraciones, habituales con frecuencia anual o cada un par de años. De igual manera puedes trabajar como auxiliar para empresas privadas en cualquier ámbito laboral.
Los empleos relacionados con el sector empresarial siempre están demandados, tanto en el ámbito privado como en el público. En este sentido, la formación como auxiliar administrativo puede aportarte muchas ventajas. El perfil de un auxiliar administrativo se caracteriza principalmente por ser una persona ordenada. También debe saber gestionar varias cosas al mismo tiempo, con buenas habilidades comunicativas y educación y con conocimientos sobre ofimática e informática. Si tienes estas cualidades, el desempeño de las funciones como auxiliar lo tienes garantizado.
