¿Cómo debemos actuar en un acto oficial? ¿Cuáles son las pautas a seguir en la inauguración de una nueva sede de nuestra empresa? El protocolo empresarial es un conjunto de normas o instrucciones que guían a los miembros de una compañía en situaciones concretas. Puede aplicarse en ceremonias o eventos e incluso en la relación entre trabajadores. Cada empresa lo aplica según su criterio. Si quieres dedicarte a ello, estudiar Máster en Protocolo y Organización de Eventos de Marketing y Comunicación es una buena opción.
Tal vez te estés preguntado dónde quedan recogidas todas las normas y pautas de protocolo. Pues bien, todo ello debe encontrarse en un manual. A continuación te contamos qué debe incluir, la utilidad del protocolo empresarial y los distintos tipos que existen. ¡Síguenos!
Para qué sirve el protocolo empresarial
El protocolo de empresas se utiliza para fijar unas normas de comportamiento y regular la conducta de sus miembros. Gracias a ello se crea un orden en las relaciones laborales y comunicativas. Además, sirve para respetar la jerarquía y estructura organizativa de la compañía. También es necesario para los eventos sociales. Ayuda a crear y establecer el prestigio de una compañía entre sus miembros y sus clientes o inversores.
El protocolo empresarial define una imagen corporativa. Esta no depende solo de su producto o servicio, sino de todos los elementos que la forman. Por tanto, una imagen corporativa consolida es muy importante. Además, sirve para unir trabajadores y altos cargos para colaborar con la compañía.
Tipos de protocolo empresarial
La reputación e imagen que dan los trabajadores y directivos de una empresa son muy importantes. Por ello existen distintos tipos de protocolo empresarial según cada tipo de evento o situación. Seguir estas normas pueden servir para crear relaciones positivas con futuros inversores o clientes.
- Estándar. Se establecen normas que todo trabajador debe aplicar en cualquier situación. Por ejemplo, cómo atender a un cliente o cómo presentarse ante un cliente.
- Eventos. Se refiere a actos o celebraciones internas o externas. Se pueden establecer normas de vestimenta para la cena de empresa o vestir con el color corporativo en la inauguración de una nueva sede.
- Actos públicos. Serían esas normas de comportamiento o conversación para eventos relacionados con el sector público. Es decir, en actos gubernamentales u oficiales.
- Contactos. Se establecen pautas para establecer contactos profesionales. Puede ser a nivel de conversación, gestos o imagen.
- Escrito. Hace referencia al libro de estilo que se debe seguir, por ejemplo, para escribir una carta o email.
- Interno. Marca las pautas de oficina y cómo deben actuar los miembros de la empresa entre ellos. Es decir, vestir correctamente, ser ordenado y utilizar un trato cordial entre miembros.
Cómo debe ser un manual de protocolo empresarial
Un manual de protocolo para empresas debe actuar como un libro de instrucciones. En él se debe detallar cómo han de realizarse las acciones de una compañía en base a los principios de educación, corrección y saber estar. Así pues, un manual debe ser:
- Práctico: debe incluir las normas protocolarias para situaciones habituales de la compañía y no saturar en información.
- De fácil acceso: es necesario que todos los miembros de la empresa tengan facilidad de acceder a él en cualquier momento.
- Conciso y claro: las pautas tienen que estar redactadas de forma clara. Tienen que evitarse los mal entendidos.
- Flexible: Las normas tienen que ajustarse a cada caso sin la necesidad de ser inamovibles.
Qué debe incluir el manual
Toda empresa debe adaptar su manual según sus necesidades o intereses. Aunque la estructura puede ser variable, hay algunos apartados que se recomiendan incluir:
Índice
Como si se tratase de un libro, el manual debe incluir un índice con todos los contenidos. El lector se hará una idea general de los puntos que se incluyen o podrá encontrar la información fácilmente.
Información sobre la empresa
En el manual no puede faltar la información relacionada con la empresa. En esta sección se debe explicar a qué se dedica la compañía, su historia, sus objetivos y valores, etc. También debe añadirse el organigrama, los logos y otros elementos de la imagen corporativa. Esta sección será muy útil para los nuevos trabajadores.
Capítulos
Para hacerlo más práctico, el manual debe dividirse en capítulos. Cada uno de ellos tiene que recoger y explicar las normas según el tipo situación. Para ello se habrán redactado previamente cada tipo de protocolo a seguir, como los explicados anteriormente.
Reglas básicas del protocolo
Ser educado y tener modales es fundamental para crear o mejorar cualquier relación empresarial. En los eventos, todo lo que está a la vista comunica y ello se refuerza con lo que transmites. Por esto es necesario un protocolo y etiqueta. Nunca sabes qué tipos de beneficios puede conseguir tu compañía a raíz de una buena presencia.
Aquí te dejamos algunas pautas básicas que encontrarás en cualquier protocolo. ¡Toma nota!
La puntualidad
Llegar temprano a los lugares o reuniones demuestra el grado de compromiso que tiene una persona hacia una empresa. Si te retrasas por algún motivo, no está de más hacer una llamada o enviar un mensaje para avisar. Intenta no retrasarte más de 10 minutos.
El saludo
Demuestra que eres educado con un “Buenos días” o “¿Hola, cómo está?”. También puedes acompañar tu saludo con un apretón de manos ligero mientas mantienes el contacto visual. Tampoco te olvides de la despedida con un “Adiós, que tenga un buen día”. En resumen, la cordialidad y las buenas costumbres son un requisito básico.
La imagen
Las primeras impresiones son muy importantes. La manera de vestir comunica la actitud de las personas y proyecta profesionalismo en el ámbito empresarial. No te vestirás de la misma forma si vas a una reunión o acudes a un evento social. En general, en el ámbito empresarial se transmite una imagen elegante, moderna y modesta. En el caso de un evento social, en la invitación se incluye el código de vestimenta a lucir.
La ortografía
En una presentación, ya sea de un producto nuevo o el balance anual, vigila con los detalles, la redacción y la ortografía de tus soportes visuales. También aplícalo cuando redactes correos corporativos o cualquier tipo de documento. El lenguaje debe ser formal y es recomendable revisar lo redactado al final de todo.
Errores más comunes del protocolo empresarial
Como has visto, el protocolo y la etiqueta empresarial son muy importantes para la imagen y reputación de una empresa. No obstante, hay una serie de errores que se cometen a la hora de intentar actuar correctamente. Aquí los tienes:
- Llegar tarde. Es el error más común y penalizado.
- Hacer esperar a una visita en un despacho. No disculparse cuando se le recibe es un error grave.
- Contestar alguna llamada o mensaje en medio de una reunión.
- Excederse en obligaciones. Tener una agenda muy cargada supone tener prisa para cumplir con las tareas, lo que impide comportarse adecuadamente.
- En un evento, dejar que una persona monopolice la conversación. Es decir, si somos le foco de interés para los asistentes, debemos reservar tiempo para todos.
- Perder las formas a través de las plataformas digitales. La inmediatez no es excusa para pedir las tareas con respeto o agradecer el servicio de otros.
- No respetar el orden de responsabilidad. En una negociación o evento, primero se debe presentar a la persona con mayor responsabilidad y tiempo en ella. En caso de coincidir dos personas, se debe dar preferencia a las mujeres.
- Hablar de más y del tiempo pactado en un evento. Se tiene que preguntar de cuánto tiempo se dispone y ajustar el discurso al mismo.
- En un almuerzo o en una mesa de negociación, no preguntar dónde sentarse.
