Las reuniones de trabajo forman parte de la vida diaria profesional, ya sea en una oficina o en una empresa. Son más comunes en ámbitos puramente empresariales o de ramas de administración empresarial. Aun así, cualquier compañía requiere de este tipo de reuniones, sean o no diarias. Para saber prepararlas y gestionarlas es necesario estudiar un curso secretaria, donde se obtienen estos conocimientos y otros más, como la planificación y gestión de eventos o viajes de empresa.
Así pues, en caso de que las reuniones se produzcan todos los días, pueden tornarse sin sentido, aburridas o incluso inefectivas. Para evitarlo se deben conocer una serie de recomendaciones que ayudarán a que sean eficaces y satisfactorias para todos los empleados. Te las explicamos a continuación.
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Quién organiza las reuniones de trabajo
En las reuniones de trabajo, la figura encargada de organizarlas puede variar. En oficinas o empresas de un tamaño medio o grande suelen ser los auxiliares administrativos, secretarios o asistentes de dirección – aunque en menos casos – quienes se encargan de estas labores. No obstante, en empresas más modestas y pequeñas este rol lo puede asumir el propio jefe de la oficina.
En el caso de las reuniones en medianas y grandes empresas, organizadas por auxiliares o secretarios, la organización resulta decisiva. Si no existe un orden, la productividad y eficiencia de la empresa puede verse afectada. En las pequeñas empresas, cabe destacar que las reuniones de trabajo pueden ser más informales o realizarse con mayor periodicidad.
Fases de una reunión eficaz
La organización de una reunión de trabajo tienes varios puntos determinantes que merecen tu atención. Uno de ellos son las fases por las cuáles se dividen las reuniones. También debe haber un orden para tratar los temas, hablar de objetivos y responder dudas, entre otros. De esta manera, se conseguirá un encuentro mucho más fructífero.
Siguiendo las pautas que te mostramos a continuación, las reuniones labores serán más productivas.
Antes de la reunión
Para preparar lo mejor posible una reunión de trabajo, el primer paso que debes dar es preguntarte si la reunión es realmente necesaria. Hay casos en los que las empresas organizan reuniones diarias, las cuales estarán justificadas de antemano. Si se trata de una reunión de trabajo puntual habrá que plantearse si va a ser realmente útil o si se puede prescindir de ella.
Seguidamente habrá que tener en cuenta qué temas se van a tratar en la reunión y su objetivo, es decir, qué se quiere conseguir con ella. Plantear cuáles son los temas que se han de tratar y con qué finalidad se realiza. Tanto los temas como el objetivo pueden venir marcados en muchas ocasiones por los superiores jerárquicos de la empresa. En este caso, el papel del auxiliar será poner en orden todos los temas y objetivos para que no es olvide ninguno.
El tercer paso sería informar correctamente a todos los asistentes y comprobar su disponibilidad. En el caso de que algunas personas no pudiera acudir, habría que recalcar el por qué y posteriormente informarles del resultado de la reunión.
Por último, antes de dar paso al siguiente bloque de tareas, conviene destacar la importancia de la puntualidad, cuando se informe a los empleados, así como durante la propia reunión.
Durante la reunión
Lo primero que hay que hacer, tal y como se ha expresado con anterioridad, es ser puntual. Quien organiza la reunión ha de estar varios minutos antes en el lugar para realizar tareas de orden. También deberá colocar el material que se necesite o repartir los documentos necesarios. De igual manera, conviene repasar los temas, el objetivo y asegurarse de que funciona bien cualquier elemento o aparato que se precise, como un proyector.
Una vez que la reunión ha comenzado es conveniente iniciarla con un repaso a los temas que se van a tratar y dejar claro el objetivo para que todos los participantes puedan centrarse en él. A continuación, se permitirá que la reunión continúe siempre fomentando la participación y resolviendo las dudas que surjan si fuese posible.
Antes de que la reunión finalice es de gran ayuda destacar las conclusiones que se han sacado de la misma, apuntarlas y hacer una pequeña valoración del propio encuentro. Un ejemplo sería comprobar que todos los temas se han tratado, que se ha cumplido el objetivo… En el caso de que no se haya cumplido alguno se debería argumentar por qué.
Después de la reunión
En este punto habrá que extraer las conclusiones repasando y analizando lo tratado. Si todo ha salido bien y los temas y objetivos se han cumplido, finalizará el repaso. En el caso contrario, habrá que averiguar por qué para hallar una solución. El seguimiento con los empleados también es importante para conocer sus opiniones sobre la reunión.
Por último, se deberá almacenar la información que haya proporcionado el encuentro para futuras consultas.
La figura de asistente de dirección o secretario
El asistente de dirección o secretario trabaja de forma conjunta con los directivos de una empresa para asegurar el buen funcionamiento de una oficina. Sus tareas son varias pero fundamentalmente se engloban en tareas de gestión, atención, coordinación, planificación y organización de tareas diarias. Estos profesionales pueden encontrarse en empresas de diferentes ámbitos laborales desempeñando siempre las mismas tareas. Dentro de las labores cotidianas mencionadas se contempla organizar las reuniones de trabajo.
Debido a sus responsabilidades, es necesario que estos trabajadores cumplan con una serie de requisitos. La puntualidad, la organización, la capacidad de trabajo en equipo o contar con buenas habilidades comunicativas son los más importantes. Todas ellas cualidades cruciales ya que en la reunión habrá diversos temas que tratar de distintos departamentos. El asistente de dirección habrá de ponerse de acuerdo con dichos departamentos para coordinarlo todo.
Como ves, las reuniones de trabajo son decisivas para el buen desarrollo de una empresa, sea cual sea su ámbito. Por este motivo, realizar encuentros fructíferos, productivos y organizados es algo imprescindible. Las figuras que se encargan de estas reuniones, aunque puedan variar, suelen ser los asistentes de dirección o secretarios de la oficina. Éstos han de contar con una serie de cualidades para llevarlas a buen término. De igual manera, el buen trabajo que desempeñan estos empleados contribuye a que la empresa sea más eficaz.
Claves para redactar un orden del día de una reunión
Como hemos comentado anteriormente, en una reunión debe seguirse un orden. Por ello muchas veces se recurre a un orden del día. Este documento incluye una serie de puntos que serán discutidos en el encuentro. En la mayoría de los casos, los puntos del orden del día son:
- Bienvenida e inició de la reunión.
- Comentarios genéricos a los puntos del orden del día.
- Revisión y aprobación del acta de la reunión anterior.
- Discusión de los temas pendientes de la reunión anterior.
- Listado de los puntos concretos a tratar en la reunión actual. Es el contenido más importante del encuentro.
- Resolución de dudas y otro tipo de comentarios por parte de los asistentes.
- Acuerdos y definición de la fecha para la siguiente reunión.
- Cierre.
El orden del día debe ser claro y conciso. Por ello, te dejamos algunos consejos para que tengas en cuenta a la hora de redactar:
- Fijar los objetivos de la reunión. Desde un principio se deben tener claros los objetivos que se pretender lograr en el encuentro. Si no está claro desde un principio, la convocatoria no será productiva.
- Controlar el tiempo. Al igual que los objetivos a conseguir, se debe tener claro cuánto tiempo durará la reunión. Hay que adaptar los puntos a tratar, ya sea en una reunión de 1 hora o 2 horas. En definitiva, la reunión debe ceñirse al tiempo estipulado. Además, también hay que tener en cuenta el tiempo de los asistentes, siempre respetándolo.
- Tipos de perfiles profesionales que asistirán a la reunión. Se recomienda segmentar las reuniones por perfiles profesionales e informar a los otros miembros del proyecto de las conclusiones tomadas. Por ello, una vez definidos los asistentes habrá que pensar que los puntos que se traten sean adecuados para cada perfil y ayuden a conseguir el objetivo de la reunión. Este es otro motivo por el cual las reuniones puedes ser poco eficientes.
- Evitar saltarse los puntos. Muchas veces sucede que sale un tema a discutir que no estaba previsto y puede ser el protagonista de la reunión. El director o encargado de la reunión deberá pensar si conviene tratar o no.
