El protocolo o, dicho de manera más popular, el saber estar es un concepto que continúa resultando tan fascinante como desconocido para numerosas personas. Algunas de sus reglas ya han sido interiorizadas de manera natural. Sin embargo, hay otras que siguen siendo difíciles de entender. Si interesa dedicarte a ello, fórmate con el Máster en Protocolo y Organización de Eventos de Marketing y Comunicación.
A continuación nos adentramos en un ámbito suficientemente implantado y consolidado, pero que sigue generando dudas. Por eso, te ofrecemos esta aportación para ayudarte a resolverlas.
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¿Qué es el saber estar o protocolo?
Vale la pena que comencemos con una definición. Un protocolo es un conjunto de pautas de actuación que contribuyen a afrontar los distintos contextos. Por consiguiente, has de tener en cuenta que se trata de reglas que ayudan a convivir en la sociedad. Y, como los contextos son variados, lo primero que debes retener es que hay distintos protocolos.
Cualquier acto social está caracterizado por la interacción personal y existencia de un escenario. La combinación de estos dos factores y los objetivos de las reuniones sociales exigen la existencia de protocolos.
¿Cuál es el fin de un protocolo?
La meta principal de un protocolo es hacer previsibles los actos sociales. Efectivamente, puede parecer un objetivo un tanto aburrido. Pero es esa previsibilidad la que favorece el éxito de estos eventos. Cuando utilizamos la palabra evento, no nos referimos solo a acontecimientos sociales de cierta magnitud. Puede ser desde una reunión con directivos hasta un congreso.
Los protocolos contribuyen a saber estar en cualquier acto social. Quizás tienen más incidencia en los considerados generalmente como prestigiosos. Existen protocolos que nos recuerdan cómo comportarnos en público en todo tipo de ámbitos. Algunos de ellos, como los familiares, más cerrados y cercanos.
Por tanto, contar con protocolos concretos evita los malentendidos. Nos prepara para saber cómo actuar en cada situación. Incluso si no hemos estado nunca en un ámbito específico. Ten en cuenta que existen protocolos que, aunque no coincidan en sus reglas, comparten muchas de ellas. Los familiares son unos de ellos. Cada familia tiene sus normas especiales de relación, pero hay algunas bases como la confidencialidad, que forman parte de cualquiera de estos ámbitos.
Por eso, toma sentido la remisión al aburrimiento que citamos. El protocolo evita que cada cual haga lo que quiera en un círculo concreto. Sin perder nuestra libertad individual, hacen falta normas que posibiliten el desarrollo fluido de las reuniones sociales. La libertad de cada cual termina donde empieza la del otro. Y, además, para que la comunicación social funcione, es preciso compartir algunas premisas.
Saber estar en cada sitio
Como te habíamos adelantado, existen tantos protocolos, aunque algunos sean similares, como contextos. Las claves del saber estar, por otro lado, no difieren en exceso unas de otras. Resulta evidente que algunos valores, considerados universalmente como positivos, estarán presentes en numerosos protocolos.
Por ejemplo, la educación y el respeto a los demás están presentes en muchos de ellos. Su grado puede variar entre una mayor o menor formalidad, por ejemplo. En cuanto a otros positivos, como la empatía, no coinciden entre los ámbitos familiares o académicos.
A su vez, has de valorar que los protocolos no solo se hacen patentes en las maneras de relacionarse. También tienen que ver con los escenarios elegidos. En un sentido amplio, dado que se materializan en los colores, las indumentarias y otros códigos.
Los códigos, que conocen quienes están habituados a participar en dichos protocolos, incluyen diversos aspectos formales. Factores como el lenguaje o la colocación de elementos. Estos códigos pueden ser desconocidos por quienes no frecuentan los ámbitos en los que se usan.
La posibilidad de aprender los códigos
Nadie nace enseñado. La cultura, de hecho, es la base común que las sociedades van consolidando con el paso del tiempo. Estas pautas se aprenden, por tanto, en convivencia. Algunas de las insertas en los protocolos forman parte del saber estar en sociedad.
No obstante, otras, como la colocación de los cubiertos en la mesa, se asocian a contextos más específicos. Son estas últimas las que, para adecuarse a los protocolos concretos, exigen algo más que saber comportarse en público. En este sentido, existen escuelas y academias de protocolo que enseñan estas pautas. Por lo general, se trata de centros de aprendizaje prestigiosos que velan por el mantenimiento de estas normas. Tú, sin ir más lejos, puedes perfeccionar tu conocimiento de los protocolos gracias a estas instituciones. Complementarán tu observación directa con el entrenamiento en estas facetas. Sí, los protocolos, para que salgan bien, también se ensayan.
Recuerda que hay profesionales especializados en dominar las técnicas de los protocolos. Como las azafatas y los organizadores de eventos, empleos que tú también puedes desempeñar. Se trata de trabajos muy necesarios para que los actos sociales se sigan organizando de una forma solvente. Además, sus labores están muy bien remuneradas y gozan de prestigio social.
Entre los protocolos más famosos, hay algunos especialmente destacados. Algunos de ellos son los de empresas, congresos, actos académicos y culturales, relaciones internacionales, comensales, negocios, fiestas, etc.
Las bases de los protocolos
Aprender los códigos de cada protocolo te permitirá no fallar en ellos. Quedarás bien y facilitarás las cosas a los demás. Esos son los objetivos principales de todo protocolo.
No obstante, hay algunas reglas que se siguen en prácticamente todos. Por ejemplo, no mientas y evita los temas que consideres tabúes. Solo aportarán confusión. Igualmente, la brevedad está muy bien vista en estos actos sociales. La concisión, que no es enemiga de la riqueza expositiva, permite aprovechar el tiempo de un modo óptimo.
Por otro lado, la comunicación no verbal, que representa más de la mitad de la global, resulta fundamental. La puntualidad es otro de los requisitos básicos que no debes olvidar. Y la adecuación de la imagen física siempre importa.
En definitiva, los protocolos transmiten información de una manera breve y contundente. Ayudan a situarse en unas coordenadas concretas. Incluso, cuando se expresan por escrito, cuando no estamos físicamente en ellas.
Si quieres saber estar en un evento, ten siempre en cuenta el protocolo a seguir. Analízalo previamente y, si tienes alguna duda, pregunta a quienes lo conozcan o básate en una observación atenta.
La importancia de la azafata en los eventos
Si alguna vez has visitado una feria o congreso, habrás visto trabajar a azafatas. Estas profesionales son las encargadas de informar y asesorar a los visitantes sobre las actividades de una institución o empresa. Gracias a ellas, compañías o eventos corporativos mejoran su comunicación y promueven la imagen de marca.
Como podrás imaginarte, existen distintos tipos de azafatas:
- De imagen. Es la cara visible de la marca. Trabaja en presentaciones, eventos deportivos o galas.
- De protocolo. Se encuentran trabajando en actos oficiales e inauguraciones. Recibe, guía y atiende a las autoridades. También coloca todo el material corporativo necesario.
- De congresos. Reciben a los ponentes y asistentes, registran a los asistentes y controlan la sala y que el material esté en condiciones.
- De feria. Se encargan de atender e informar a los visitantes sobre la empresa o productos que quieran promocionar desde una marca.
- Transfer. Guían y acompañan a los asistentes a un evento en todo el trayecto. Por ejemplo, desde la recogida en el aeropuerto hasta el hotel y el evento.
- En medios de transporte. Atienden a turistas y pasajeros para hacer el viaje más ameno y agradable.
Una azafata debe contar con buenas habilidades comunicativas para saber informar, atender y asesorar a las personas. Su personalidad debe ser extrovertida y amable, siendo cualidades muy valoradas en el sector. Además, el dominio de idiomas es clave para las azafatas que trabajan en el sector turístico o en congresos internacionales.
Finalmente, una buena imagen y presencia es fundamental, ya que se tiene en cuenta el saber estar, el cuidado personal y la vestimenta.
